Navigation:  Grunder > Inställningar > E-post inställningar

Det finns ett tilläggsprodukt till SWINX ScanLev som gör det möjligt att attestera fakturor samt skicka påminnelser om oattesterade fakturor, via e-post (se www.swinx.se för ytterligare information). För att den ska fungera krävs ett antal inställningar görs.

 

För att kunna sända och hämta e-post måste inställningar göras som anger vilka servrar programmet ska kommunicera med samt vilket e-post konto som ska användas.

SWINX ScanLev måste ha ett eget e-postkonto för varje enskilt företag, för inkommande e-post (av typen POP3 inga andra varianter stöds). Detta eftersom programmet hämtar alla meddelande som finns i brevlådan. Detta e-postkonto får inte användas till något annat.

 

Det finns två olika principer när det gäller att välja e-postadress. Den ena är att ange den adress som SWINX ScanLev ska hämta ifrån (det som anges under "Inkommande server"). I det fallet innebär det att användarna ska spara på meddelandet för att godkänna/attestera det. Den andra principen är att ange en adress till t ex någon på ekonomiavdelningen så användarna kan svara på meddelandet om det är några oklarheter. När fakturan ska godkännas/attesteras vidarebefordrar de den till den adress som är kopplad till användarkontot som anges under "Inkommande server".

 

 

 

Genom att trycka på kan kommunikationen med respektive server testas. När man testar den utgående servern finns det också möjlighet att skicka ett test meddelande.

 

För alla användare som ska attestera och godkänna fakturor via e-post måste det på användaren anges e-postadress samt att de ska attestera via e-post i användarregistret. Det finns också möjlighet att ställa in en avvikande server och användarkonto för påminnelser.

Vid felsökning kan man klicka i "Loggning". Då visas en ruta med som visar alla kommandon och meddelanden som skickas mellan SWINX ScanLev och e-postservern.

 

Meddelandet som skickas tillsammans med bilderna på fakturorna kan ställas in genom att klicka på knappen "Meddelande" och välja fliken "E-postattest".

 

 

 

I texten kan anges ett antal olika variabler som vid sändning av meddelandet ersätts med information från den aktuella fakturan. T ex blir {löpnr} ersatt med fakturans löpnummer i SWINX ScanLev. Variabler som börjar med {@ fungera lite annorlunda. De är uppbyggda enligt principen {@VILLKOR,OMSANT,OMFALSKT}. T ex så blir resultatet från variabeln {@attest,attestera,godkänna} ordet attestera när meddelandet skickas till någon som ska attestera  fakturan.

 

Påminnelser om oattesterade fakturor

För att underlätta arbetet för ekonomiavdelningen finns en påminnelsefunktion (fr o m ver 2.1) för att skicka ut en lista över fakturor som inte är godkända eller attesterade. Uppgifter för den person och e-post adress man vill ska stå som avsändare för påminnelserna ställer man in i högerkolumnen under e-postinställningar. För att skicka ut påminnelserna går man in i Fakturaarkiv - Distribuerade, väljer ut de fakturor man vill skicka påminnelser för och klickar på påminnelseknappen. För att kunna använda funktionen behövs programtillägget för epost-hantering.

 

 

 

Man kan även ställa in vilken påminnelsetext man vill ha med på det mail man skickar ut till sina medarbetare. Inställningen finns i menyn "Inställningar - E-post" där man klickar på knappen "Meddelande" och väljer fliken "Påminnelser"

 

 

Hur man använder den nya funktionen framgår av nedanstående filmklipp...

 

 

Klippet kan bli lättare att titta på om man väljer högre upplösning alternativt att titta i fullskärmsläge..!