Navigation:  Arbetsgång > E-post attest

Det finns ett tilläggsprodukt till SWINX ScanLev som gör det möjligt att attestera fakturor via e-post (se www.swinx.se för ytterligare information). För att den ska fungera krävs ett antal inställningar görs.

 

När detta är gjort dyker alternativet "E-post" under "Fakturaarkiv-Distribuerade" i menyträdet. Här kan man både skicka, hämta och spåra fakturor. Under fliken "Skicka" visas alla fakturor som är aktuella för att skicka ut till användarna för godkännande och attest. Meddelandet till dem innehåller dels informationen som har registrerats under inställningar men också information om fakturan och eventuella konteringar. Sist i meddelande finns två stycken koder som måste finnas med när meddelandet kommer tillbaka för att SWINX ScanLev ska kunna identifiera det. Koderna ser ut som något liknande detta {F69E6B63-B565-478C-9019-B83F7E15D2D3}.

 

 

Under fliken "Spårning" på fakturorna finns möjlighet att dels se att fakturan är skickad som e-post men också möjlighet att skicka om den. Det blir också en notering intill de attester som är gjorda via e-post.

 

När fakturorna är attesterade hämtas de under fliken "Mottagning". Vid hämtningen kontrolleras de mot registrerade uppgifter i databasen och kan meddelande identifieras godkänns/attesteras fakturan. Om det inte går hamnar det i en fellista och anledning visas i listan. Det finns möjlighet att klicka på raden och få fram hela meddelandet.

 

För alla fakturor som godkänns/attesteras sparas information om vilka klienter och servrar som har skickat meddelandet. Uppgifterna fås fram genom att dubbel-klicka på attestraden på fakturan.

 

Notera att godkännande via e-post inte fungerar om flera personer ska godkänna fakturan. Den kommer att bli slutgodkänd vid mottagandet av e-posten.