En viktig och mycket användbar funktion i SWINX ScanLev är möjligheten att söka och granska gamla fakturor.
Till sin hjälp att hitta en specifik faktura eller ta fram ett urval av fakturor så finns det ett antal möjligheter:
•Knappen Filtrera i finns i mapparna Alla fakturor, Leverantörer, inne på specifika Konton, Projekt och Resultatenheter samt i den inloggade användarens mapp Skickat.
•Snabbfilter i de olika kolumnerna.
•Fältet Sök.
•Urval i kolumnerna.
Det bästa sättet att söka är oftast i mapparna Alla fakturor eller bland ens Leverantörer i leverantörsregistret.
Vill man titta och söka efter en faktura som nyligen hanterats, i t ex mapparna Distribuerade eller Importerade så går det bra, men då är man begränsad till att endast se de fakturor som finns i den specifika mappen.
Tänk på att ett urval man skapat, kan sparas och ligga kvar tills nästa gång man loggar in i SWINX ScanLev.
Man kan inte se från listläget om det finns ett urval skapat, så vi rekommenderar att man väljer Filtrera när man söker en eller flera fakturor så att det alltid är inställt på korrekt Urval.
Förutom de olika urvalsalternativen så kan man anpassa kolumnerna och visa fakturorna i en viss ordning. Klicka i en kolumns rubrikfält och den svarta pilen visar om kolumnen är i fallande eller stigande ordning. Klicka på pilen för att vända ordning. Dra sedan i listen (upp eller ner) för att få en överblick över listan. Här har man valt att sortera på Leverantörsnamn och i fallande ordning.
Klicka på nedan rubriker för mer information om de olika alternativen. Stäng informationen genom att klicka på rubriken igen.
Filtrera i de olika mapparna
Klicka på knappen Filtrera högst upp. Menyn visas på höger sida. I exemplet är det i mappen Alla fakturor.
Här kan man välja ett urval av de fakturor som ska visas i listan. Välj mellan att ange alternativen i fältet Status, ange en specifik period för Fakturadatum, visa senaste fakturorna i en förvald period eller ett visst antal fakturor. Välj sen Filtrera för att det valda urvalet ska visas.
Urvalet för Period och Antal kan man Spara så det ligger kvar till nästa gång man loggar in i programmet.
Välj Återställ för att gå tillbaka till urvalet som tidigare sparats.
Standard i programmet är att visa fakturorna för de senaste 12 månaderna oavsett fakturornas status.
Urvalet som skapats i mappen Alla fakturor gäller bara för den inloggade användaren och den mappen. Användaren kan ha ett annat urval för sin mapp Skickat. Andra användare får välja sina egna urval i de mappar som de har behörighet att se.
Klicka på knappen Filtrera högst upp för att stänga urvalsmenyn.
|
Filtrera bland Leverantörer
Klicka på knappen Filtrera högst upp. Menyn visas på höger sida.
Välj att visa endast Aktiva, och/eller Använda leverantörer. Välj Filtrera för att det valda urvalet ska visas.
Inaktiva leverantörer visas i ljusgrå text.
Har man lagt upp en ny leverantör i Visma och uppdaterat leverantörsregistret i SWINX ScanLev så visas leverantören i listan om man bara bockat i Aktiva eller har båda rutorna urbockade.
Dubbelklicka på önskad leverantör för att se en lista med den leverantörens fakturor. Även här finns knappen Filtrera för att göra ett urval.
|
Snabbfilter
I de flesta kolumner är den översta radens fält märkt med ABC. Mata in tecken där poster i kolumnen ska innehålla den kombinationen, dvs i början, mitten eller slutet.
T ex i kolumnen Leverantörsnamn så ange "to".
Listan ändras till att bara visa fakturor från leverantörerna Trendator AB, Ottomat AB och Storel AB då dessa leverantörers namn innehåller kominationen"to".
Fortsätt att mata in ett "m" så visas istället bara fakturorna från leverantören Ottomat AB.
Fältet fungerar lite annorlunda i kolumnerna där fältet är markerat med =.
Här måste de inmatade tecknen exakt motsvara vad som söks i den specfika kolumnen.
T ex i kolumnen Total så måste ett verkligt och korrekt totalbelopp anges för att listan ska visa den eller de posterna med just det beloppet.
I detta fall har man valt att ange "1 000,00" som totalbelopp. Ett antal fakturor visas.
Man kan också söka i flera fält samtidigt och då visas den eller de poster som motsvarar det man angett i de olika fälten.
I nedan exempel lägger vi till "to" i fältet för Leverantörsnamn, så nu visas totalbeloppet "1 000,00" i kombination med "to".
|
Söka efter en specifik post i fältet Sök
I fältet kan man söka efter en eller flera specifika fakturor som finns i listan, efter det urval man gjort.
Man söker efter de poster i listan som motsvarar de inmatade tecknen i exakt kombination och från vänster till höger.
I nedan exempel är man i mappen Alla fakturor, kolumnen Leverantörsnamn är markerad och den är sorterad i stigande ordning.
När man skriver in "ö" i sökfältet så markeras raden för den första fakturan i listan där leverantörens namn börjar på "ö". Anger man "över" så flyttas markören vidare till leverantören "Över och Under AB".
Den post som först i listan motsvarar sökningen markeras samtidigt som hela listan visas. Jämför med att söka i snabbfilter och där endast valt urval visas.
Men även här kan man klicka på urvalstratten till höger i fältet, för att endast visa det urval som angetts i sökfältet.
Urvalet visas på samma sätt som när man valt snabbfilter (se föregående punkt Snabbfilter).
Klicka på urvalstratten med röd ring för att ta bort sökningen så att hela listan visas igen.
|
Ange ett eller flera urval i en specifik kolumn
Klicka på urvalstratten i någon av kolumnerna, det behöver inte vara den markerade kolumnen. Tratten blir synlig först när markören placeras i kolumnens rubrikfält.
I listan kan man välja ett eller flera av de urval som finns. T ex i kolumnen Leverantörsnamn kan man välja att visa en eller flera leverantörer samtidigt genom att markera dessa i listan.
Här kan man välja flera leverantörer som man inte får fram genom snabbfiltret eller sökfältet.
Väljer man istället (Anpassade...) så visas ett anpassat filter där man kan visa poster som t ex är lika med, mindre än eller liknande. Där finns även alternativen OCH, ELLER samt möjligheten att använda * och ?.
Vill man skapa ett nytt anpassat filter så bara klicka på urvalstratten igen och välj (Anpassade...). De filter man skapat precis innan sparas och man kan lätt växla mellan dom.
Längst ner på sidan visas det senaste filtret och man kan:
•Klicka på krysset för att avsluta och återgå till den ursprungliga listan utan Anpassade filter. •Bocka ur och i rutan för att tillfälligt gå till den ursprungliga listan och för att sen kunna gå tillbaka till ett filter man skapat. •Klicka på rutan med pilen för att öppna listan med de tidigare anpassningsfiltren så att man kan växla mellan de man precis skapat.
Avslutar man programmet raderas filterna.
|
När man hittat en eller flera fakturor så kan listan exporteras till Excel, man kan spara valda fakturor i listan som en PDF eller skriva ut bilderna till en skrivare.
Öppnar man en faktura i den lista man fått fram så visas registreringsfönstret med fakturabilden och man kan kontrollera konteringen, se vem som attesterat fakturan m.m.
Inne på fakturan har man verktygsfältet där man kan skriva ut just den specfika fakturan med den eller de bilder som tillhör.
Mer information om de olika utskrifterna finns i nästa avsnitt Utskrift.
