SWINX ScanLev Användarhandbok

 

När fakturorna färdigbehandlats i SWINX ScanLev ska de föras över till affärssystemet. För att kunna göra detta krävs att den som är inloggad har behörighet att överföra fakturor. Har man inte den behörigheten så har man inte heller knappen Överföra inne på fakturan eller i listläget över Attesterat.

 

Överföring av en eller flera fakturor kan göras från mappen Attesterat i menyn men även inne på en specifik faktura.

 

 

Överföra en eller flera fakturor i listläget

 

Mappen Attesterat finns i menyn under Fakturaflöde -> Distribuerade.

Fakturor med status Klar kan överföras då de är godkända, attesterade och konterade (konteringen balanserar).

Har en faktura istället status Attesterad så saknas konteringen helt eller att konteringen inte balanserar.

 

 

 

Nyhet fr o m version 2019.x.x är att man nu kan välja vilka fakturor som ska överföras, genom att markera valda fakturor och sen klicka på knappen Överför.

Vill man överföra alla fakturor så markerar man i rutan för Alla och sen Överför.

 

Har man markerat en attesterad faktura bland de som ska överföras så kommer programmet att visa ett felmeddelande om att fakturan inte kan överföras. De andra valda fakturorna med status Klar överförs.

 

Fakturorna överförs i den ordning de ligger i listan.

Sortera om markerad kolumn till fallande eller stigande ordning alternativt markera en annan kolumn för att sortera fakturorna i enligt den kolumnens ordning.

 

 

Överföra en öppen faktura

 

Vill man överföra en faktura som man har öppen så välj Överför högst upp. Kontrollera även att fakturan har status Klar.

 

 

 

När fakturan överförts så visas nästa faktura i listan Attesterat automatiskt.

Går man in på fakturan igen, men t ex från mappen Alla fakturor, så ser man att fakturan fått ett Doknr (affärssystemets egna löpnummer) samt ändrat status till Överförd.

Löpnumret som fakturan fick vid registreringen i SWINX ScanLev finns alltid kvar.

 

 

 

Rödmarkerade fakturor

 

I de olika listorna kan vissa fakturor visas som rödmarkerade.

 

•Ett förfallodatum i rött är inom den tiden man ställt in att programmet ska varna för. Hur nära inpå den varningen ska visas, ställs in under Inställningar -> Egenskaper. Det påverkar inte överföringen utan är bara en hjälp för att tydligt visa att förfallodatumet är snart.

 

 

 

•Ett fakturanummer i rött betyder att fakturanumret redan finns på minst en annan faktura från samma leverantör. Den andra fakturan kan ha status Registrerad eller t o m vara tidigare Överförd. Fakturan i mappen Attesterat kommer inte kunna överföras om det finns en annan faktura från samma leverantör och med det fakturanumret i affärssystemet.

 

 

 

Före, under och efter överföring

 

•Kontrollera att fakturan/fakturorna har status Klar. Har fakturan status Attesterad, ta fram fakturan och kontrollera konteringen så att den balanserar. Glöm inte att Spara fakturan efter redigeringen.

 

 

•En faktura kan alltid redigeras innan överföring men man kan behöva radera attesten för att redigera i fakturans olika fält. Det görs under fliken Spårning, markera raden för attesten och tryck på Delete och välj sen Spara. Därefter kan fakturan ändras för att sen attesteras på nytt. Gör gärna en notering om anledningen till att fakturan måste attesteras ännu en gång. Tänk på att när man raderar attesten så kan fakturan "försvinna" från skärmen och det beror på att fakturan fått ny status och därför flyttats till en annan mapp i programmet. Lättast är att notera vilken faktura som bearbetas för att lätt kunna söka upp fakturan när attesten raderats.

 

T ex fakturan har status Attesterad och finns i mappen Attesterat. Raderar man attesten så får fakturan statusen Godkänd eller Delattesterad och flyttas till mappen Distribuerade.

 

•När fakturan har överförts är den låst och kan inte redigeras. Däremot kan man redigera fakturan i affärssystemet Visma Administration för att sen uppdatera fakturan i SWINX ScanLev med ändringen. Fakturan får inte heller vara journalförd i Visma Administration. Om man gjort har en periodisering på fakturan så kommer periodiseringen raderas i SWINX ScanLev när man uppdaterar fakturan från Visma Administration.

 

Redigera fakturan i Visma Administration (t ex byt leverantör, ändra fakturanummer eller kontera om den). Gå in på fakturan i SWINX ScanLev och klicka på Uppdatera, till vänster om Doknr.

 

 

•Om fakuran registrerats och överförts som en debetfaktura men att fakturan egentligen är en kreditfaktura, så kan man skapa en kredit som tar ut den felaktigt skapade debetfakturan. Detta eftersom man inte kan göra om en debet till en kredit, eller tvärtom.