SWINX ScanLev Användarhandbok

I SWINX ScanLev finns det möjlighet att skapa pivottabeller och få en sammanställning över leverantörsfakturorna, t ex de belopp som registrerats på olika konton, projekt eller resultatenheter. Varje tabell kan ha olika inställningar och urval. Man når funktionen Pivottabeller från menyn, under Alla fakturor.

 

 

Från början finns det en pivåtabell (Standard) och ytterligare tabeller kan skapas genom att klicka i den blå rutan längst till höger i rubrikraden. Byt namn på en tabell genom att markera den, högerklicka på tabellnamnet och välj Byt namn. För att radera en tabell, välj istället Radera eller klicka på krysset till höger om tabellnamnet. Tabellerna är låsta i den ordningen som de är placerade.

 

 

Verktygsfält

 

Under flikarna med tabeller finns ett verktygsfält med några olika funktioner.

 

1. Val av tidsperiod. Bocka i rutan Period och välj tidsperiod, bocka ur rutan för att låsa redigeringen. Högerklickar man i det blå fältet precis till höger, visas ett antal fördefinierade perioder att välja mellan.

2. Uppdatera pivottabellen. När man har skapat en tabell och längre fram vill uppdatera den med den datainformation från fakturor som tillkommit sedan dess.

3. Spara. Blir aktiv efter redigering.

4. Ångra. De senaste ändringarna ångras.

5. Spara pivottabellen som en Excel-fil. När tabellen sparats kan man fortsätta arbeta med den eller skriva ut den.

6. Redigera pivottabellen. På vänster sida visas tillgängliga fält som kan användas i de olika fält- och områdesavsnitten.

7. Stäng redigeringen.

 

 

Skapa en pivottabell

 

Välj tabellen Standard eller skapa en ny tabell, därefter välj Redigera för att listan med valbara fält ska öppnas. En pivottabell fungerar som en arbetsbok i Excel och med hjälp av de olika fälten kan man välja hur tabellen ska se ut och vilken information som ska visas. Det går att göra listan med områdsfälten bredare genom att "dra och släppa" den linje som finns mellan listan och tabellen. De fält man vill använda dras lättast från listan ner till önskat område:

 

•Filter

•Kolumnetiketter

•Radetiketter

•Värden

 

Det går även att dra fälten direkt till det blå fältet ovanför cellerna och valda fält visas som rubriker ovanför kolumnerna och raderna, se nedan bild. Fältet "Belopp" avser det beloppet som finns på bokföringsraden och "Fakt.Belopp" avser det totala fakturabeloppet, (gäller alla fält som börjar med "Fakt"). I exemplet har vi valt att sammanställa vilka projekt som belastar olika konton samt även filtrerat projekten på resultatenheterna.

 

Vill man ha en filtrering som sparas med pivottabellen trycker man på "Filter...". En dialogruta öppnas och här kan man för alla fält, lägga till villkor som ska uppfyllas.

 

 

Inom varje fält kan man även sortera ut vilken information som är relevant för tabellen. Nedan visas fältet KontoNamn. Klicka på den svarta pilen för att ändra ordningen (fallande/stigande) eller klicka på rutan med en pil i, för att visa alla konton eller göra ett urval. I exemplet ovan kan man se att rutan med pil i, är markerad i fältet kontonamn, vilket visar att ett urval har gjorts. Fälten Projekt och Resultatenheter visar alla utan urval.

 

 

Arbeta med pivottabellen

 

När tabellen är skapad med de fält man önskar, kan man börja arbeta med tabellen. Genom att dubbelklicka på en cell, i tabellen eller under Totalsumma, öppnas en lista längst ner på skärmen, som visar detaljerna som ligger till grund för just den cellen. Vill man titta på en annan cells detaljer är det bara att klicka en gång på önskad cell. Dubbelklicka igen på en cell för att stänga listan. För att visa en kolumns hela bredd, högerklicka i en av cellerna och välj Anpassa bredd. Man kan även dra i linjen mellan kolumnerna.

 

T ex vill vi titta på kolumnen Frakt och transport, raden för projektet P1132 och cellen med beloppet 4 089, från ovan bild. Vi dubbelklickar på cellen och listan visar beloppen i detalj.

 

 

Tänk på att listorna kan bli långa, så använd skrollfunktionen och/eller ändra fördelningen av fönsterna på skärmen. Väljer man fliken "Lista" nere i listan visas istället alla cellernas belopp i kolumnerna och på raderna, var för sig utan detaljer.

 

 

Båda flikarnas kolumner går att sortera genom att:

 

•flytta kolumnerna i sidled (dra och släpp)

•ändra bredden (dra i linjen som skiljer rubrikerna åt)

•ändra ordningen inom kolumnerna (fallande/stigande)

•göra ett urval i kolumnerna

 

Spara till Excel och skriva ut

 

Högerklicka i en cell och välj Spara till Excel, för att fortsätta arbeta med den där. För att skriva ut pivottabellen spara man den till Excel och skriver ut den därifrån. Spara-funktionen nås även från verktygsfältet.