SWINX ScanLev Användarhandbok

Det finns en tilläggsprodukt till SWINX ScanLev som gör det möjligt att godkänna och attestera fakturor via e-post. För att den ska fungera krävs att ett antal inställningar görs.

 

Har man tillägget E-post kan man även skicka ut en påminnelse via e-post till en användare som inte godkänt eller attesterat sin/sina fakturor. Tänk på att användaren inte kan svara på påminnelsen utan måste svara på det ursprungliga meddelandet. Påminnelsen är bara en påminnelse.

 

Varje användare som ska kunna ta emot meddelande om godkännande eller attest måste ha en e-postadress angiven och markerat i rutan Attest, under Inställningar -> Användare.

 

Har man tillägget E-post i licensen finns E-post under Fakturaflöde -> Distribuerade i menyn.

 

 

Här finns flikarna Skicka, Mottagning och Spårning där man väljer att skicka fakturor för godkännande och attest, hämta godkända och attesterade fakturor samt se vilka fakturor som skickats till användarna.

 

Skicka

 

Under fliken Skicka visas alla fakturor som är aktuella för att skicka ut till användarna för godkännande och attest. Klicka på Skicka och ett meddelande går iväg till varje användare som finns i listan. Är en användare uppsatt på flera fakturor får denne ett meddelande per faktura, eftersom man kan svara på meddelandet för att godkänna/attestera fakturan.

 

Om man inte vill skicka till alla i listan markerar man den eller de rader som inte ska skickas och trycker på Delete, därefter klickar man på Skicka. Den/de som man tog bort innan kommer nu direkt tillbaka till listan.

 

Är det flera personer som antingen ska godkänna eller attestera samma faktura så får de meddelandet samtidigt. Fakturan måste vara godkänd innan ett meddelande om attest kan skickas ut, se i listan i kolumnen Status om meddelandet gäller godkännande eller attest.

 

 

Fakturor som ligger ute för godkännande eller attest finns i mappen Distribuerade. Om man ser i listan på fakturan 1358 från ovan exempel, jämfört med fakturadetaljerna i nedan bild, så ser man att det finns en användare (AS) som inte är med på bildexemplet ovan, vilket beror på att användaren AS inte har behörighet för e-postattest. Om man upptäcker en vald användare på en faktura som ska godkänna/attestera, men som inte har en epostadress angiven och/eller inte är markerat för attest under inställningarna för användaren, så kan man lägga till uppgifterna på användaren och användaren syns då direkt i ovan lista under Skicka.

 

 

När man distribuerat fakturan och skickat ut via e-post att en användare ska godkänna eller attestera kan man förutom i listan under fliken Spårning, även se informationen inne på fakturan. Vi tittar vidare på vårt exempel och ser att under fliken Spårning inne på fakturan, finns information om vilka användare som fått ett meddelande via e-post om godkännande eller attest (beroende på fakturans status) och när meddelandet har skickats.

 

     

 

Om man behöver skicka ut ett nytt e-postmeddelande så antingen högerklickar man på raden för den personen man önskar skicka till och väljer Skicka igen eller bara dubbelklickar på raden. Raden uppdateras med tidpunkten för det senast skickade meddelandet.
 

 

Meddelandet som skickades innehåller innehåller dels informationen som har registrerats under inställningar för meddelanden man skickar men också information om fakturan och eventuella konteringar. Sist i meddelande finns två stycken koder som måste finnas med när meddelandet kommer tillbaka för att SWINX ScanLev ska kunna identifiera det.

 

 

Mottagning

 

Mottagaren/användaren kan välja att godkänna/attestera genom att svara på e-postmeddelandet eller på annat sätt godkänna/attestera fakturan. I det här fallet väljer användaren att svara på meddelandet genom att bara välja Svara (se ovan bild). När fakturan är godkänd/attesterad via e-post hämtas det under fliken Mottagning under E-post i menyn (se nedan bild).

 

En faktura blir inte uppdaterad med godkännande eller attest via e-post förrän man hämtat meddelandet som användaren svarat på!

 

Vid hämtningen kontrolleras meddelandet mot registrerade uppgifter i databasen och kan meddelandet identifieras så godkänns/attesteras fakturan. Om det inte går hamnar det i en fellista och anledningen visas då i listan. Det finns möjlighet att klicka på raden och få fram hela meddelandet.

 

 

 

Inne på fakturan, under fliken Spårning, kan man se om godkännandet/attesten är gjord via e-post. Man ser kuvert-symbolen som finns i kolumnen E-post på den/de som svarat på e-postmeddelandet. Användaren EE har valt att godkänna i programmet.

 

 

 

För alla fakturor som godkänns/attesteras via e-post, sparas information om vilka klienter och servrar som har skickat meddelandet. Uppgifterna fås fram genom att dubbelklicka på raden för önskad post och därefter klicka på Källa.

 

 

 

Spårning

 

Under fliken Spårning finns de fakturor där man skickat ut ett e-postmeddelande om godkännande/attest till användarna. Om en användare svarar på meddelandet så raderas den aktuella raden automatiskt. Väljer användaren istället att godkänna/attestera inne i SWINX ScanLev så ligger raden kvar.

 

 

Om listan blir lång och om man vill få en bättre överblick så kan man manuellt radera önskade rader. Dubbelklicka på raden som ska raderas och fakturan visas. Välj fliken Spårning, längst ner finns en rad för det meddelande man skickat ut och som inte är besvarat. Högerklicka på raden och välj Radera. Är det flera rader på fakturan får man radera dom en och en.