SWINX ScanLev Användarhandbok

 

Det finns en tilläggsprodukt till SWINX ScanLev som gör det möjligt att godkänna och attestera fakturor samt skicka påminnelser om oattesterade fakturor, via e-post till användarna.

 

Man behöver en e-postadress av typ POP3 eller IMAP4 samt en SMTP-server. SWINX ScanLev måste ha ett eget e-postkonto, som inte får användas till något annat, eftersom programmet hämtar alla meddelanden som finns i brevlådan. Det lättaste är om man använder sin befintliga domän och lägger upp en adress, typ attest@domän.se. Kommer SWINX ScanLev att köras med flera företag skall det skapas en unik e-postadress för varje enskilt företag i SWINX ScanLev. Det är då lämpligt att använda sig av attest.företag@domän.se.

 

Inställningar och felsökning

 

För att kunna sända och hämta e-post måste inställningar göras som anger vilka servrar programmet ska kommunicera med samt vilket e-post konto som ska användas.

 

Vissa e-postleverantörer har inget krav på autentisering vid utgående e-post och man behöver då inte markera Kräver autentisering eller ange användare och lösenord.

 

Det finns två olika principer när det gäller att ange e-postadresserna. Den ena är den adress som SWINX ScanLev ska hämta ifrån, vilken anges under inkommande server och innebär att användarna svarar på meddelandet för att godkänna/attestera fakturan. Den andra principen är att ange en adress till någon, t.ex. på ekonomiavdelningen, så användarna kan vidarebefordra meddelandet dit om det är några oklarheter.

 

 

Genom att trycka på kan kommunikationen med respektive server testas. När man testar den utgående servern finns det också möjlighet att skicka ett test meddelande.

 

För alla användare som ska attestera och godkänna fakturor via e-post måste det på användarna i användarregistret, anges en e-postadress samt att de ska attestera via e-post.

Det finns också möjlighet att ange en avvikande server och användarkonto för påminnelser.

 

Vid felsökning kan man klicka i Logging. Då visas en ruta som visar alla kommandon och meddelanden som skickas mellan SWINX ScanLev och e-postservern.

 

 

Välja meddelande

 

Meddelandet som skickas tillsammans med bilderna på fakturorna kan ställas in genom att klicka på knappen Meddelande och fliken E-postattest.

 

 

I texten kan anges ett antal olika variabler som vid sändning av meddelandet ersätts med information från den aktuella fakturan. Variabeln {löpnr} blir alltså ersatt med fakturans löpnummer i SWINX ScanLev. Variabler som börjar med {@ fungerar lite annorlunda. De är uppbyggda enligt principen {@VILLKOR, OMSANT, OMFALSKT}. Resultatet från variabeln {@attest,attestera,godkänna} blir ordet attestera när meddelandet skickas till någon som ska attestera fakturan.

 

Påminnelse om oattesterade fakturor

 

För att underlätta arbetet för ekonomiavdelningen finns en påminnelsefunktion för att skicka ut en lista över fakturor som inte är godkända eller attesterade. Uppgifter om vem och den e-postadress man vill ska stå som avsändare för påminnelserna, ställer man in under rubriken Påminnelser. För att ställa in vilken påminnelsetext man vill ha med på e-postmeddelandet man skickar ut till sina medarbetare så klicka på Meddelande och välj fliken Påminnelser.

 

 

För att skicka ut påminnelserna går man in under Fakturaflöde -> Distribuerade och väljer ut de fakturor man vill skicka påminnelse för. Välj fakturor genom att hålla ner Ctrl och klicka på valda fakturor eller tryck Ctrl+A för att markera alla fakturor, klicka sen på Påminnelse högst upp.

 

 

Hur man använder den nya funktionen framgår av nedanstående filmklipp...

 

 

Klippet kan bli lättare att titta på om man väljer högre upplösning alternativt att titta i fullskärmsläge..!