SWINX ScanLev Användarhandbok
En viktig och mycket användbar funktion i SWINX ScanLev är möjligheten att söka, granska och skriva ut gamla fakturor. Till hjälp för detta har man ett par olika möjligheter. Antingen kan man söka i mappen Alla fakturor eller bland ens Leverantörer i leverantörsregistret.
Vill man titta och söka efter en faktura som nyligen hanterats, t.ex. distribuerad eller importerad kan man naturligtvis finna den i respektive mapp. I de olika mapparna kan man använda sig av kolumnernas sökfunktion (se nedan) men möjlighet att använda Urval är endast tillgänglig från Alla fakturor och Leverantörer.
Alla fakturor
Välj Alla fakturor i menyn.
En lista med samtliga fakturor i SWINX ScanLev visas på skärmen. På bilden ser man att kolumnen Leverantörsnummer är markerad och då är det leverantörsnummer man kan söka på i fältet Sök. Klicka i något av de andra rubrikfälten för annan sökordning. Den svarta pilen visar vilken kolumn som är markerad och man kan klicka på den för att växla mellan fallande eller stigande ordning i just den kolumnen. Om man lägger markören i rubrikfältet på den markerade kolumnen visas en tratt. Den används för att begränsa de poster som visas i listans kolumn. Beroende på vilken kolumn som är markerad öppnas en rullgardinsmeny med alternativ efter vad som finns att söka på i den kolumnen. Står man i kolumnen Leverantörsnummer visas alla de leverantörsnummer som använts, står man i stället i kolumnen Valuta visas de valutor som registrerats på fakturorna. Markera ett eller flera val som ska visas. Alternativen Alla och Anpassade finns alltid med i rullgardinsmenyn, se längre ner på sidan.
Pilknapparna för Bläddra i fönstrets övre del går också att använda och man förflyttar sig då från en post till en annan. Välj mellan att flytta till första, föregående, nästa eller sista post.
Väljer man Anpassa öppnas en ny ruta där man kan anpassa och begränsa vad som ska visas mer i detalj. Är man i kolumnen Leverantörsnummer kan man t.ex. välja att visa leverantörsnummer som är lika med och/eller liknande och skriva in ett leverantörsnummer i fältet till höger.
När man har valt att anpassa kolumnen så visas ett fält längst ner på sidan för information. Klicka på krysset för att avsluta och bocka ur och i rutan för att tillfälligt gå ur anpassningen och tillbaka till den igen. Klicka på rutan med pilen för att öppna en lista med andra tidigare anpassningsval.
Förutom valet att anpassa vad som visas i en kolumn, kan man även välja att göra olika urval på t ex ett visst datumintervall eller genom att välja enbart överförda fakturor. Välj Urval i bildens ovankant och nedan bild visas. För att spara en inställning, klicka på ikonen som ser ut som en diskett.
Tänk på att om man sparar ett urval så finns urvalet kvar när man loggar in i SWINX ScanLev nästa gång. Man kan inte se från listläget om det är ett urval gjort, öppna därför Urval och se de aktiva val som finns.
När man hittat den sökta fakturan i listan dubbelklickar man och fakturans registreringsbild visas. Man kan nu kontrollera konteringar, vem som attesterat fakturan m.m. Dessutom visas den inskannade fakturabilden vilken man kan skriva ut genom att klicka på ikonen Skrivare. För mer information om detta, läs i Utskrift. Här kan man också använda pilknapparna för att bläddra med. Vilken faktura om visas härnäst beror på vilken kolumn som var markerad innan och ordningen i den.
Leverantörsregistret
Välj Leverantörer i menyn. Sortera listan genom att klicka på önskad kolumnrubrik och klicka på svarta pilen i rubrikfältet för att växla mellan fallande och stigande ordning i kolumnen. Precis som i mappen Alla fakturor kan man anpassa kolumnen genom att klicka på tratten. Fältet Sök, knapparna för att bläddra med och Urval är också tillgängliga.
Vid användande av urval kan man välja mellan Aktiva och Använda leverantörer.
När man hittat leverantören i listan, dubbelklickar man eller markerar och trycker Enter för att komma in på detaljerna. Här finns även en översikt över alla de fakturor som finns registrerat på leverantören, oavsett status. Genom att klicka på de olika fakturorna som visas i listan, kommer SWINX ScanLev att visa bilden på den valda fakturan på skärmens högra del. Även här kan man flytta kolumnerna i sidled i den ordning man vill ha dom samt ändra ordningen i kolumnerna. Vill man skriva ut en eller flera fakturor klickar man på ikonen Skrivare ovanför leverantörsinformationen. I hjälpavsnittet Utskrift finns mer information. Använder man pilknapparna för att bläddra visas leverantörerna i den ordningen de har i listläget. Kolumnernas ordning inne på den specifika leverantören påverkar inte funktionen bläddra och vilken leverantör som visas härnäst.
