SWINX ScanLev Användarhandbok

När fakturorna färdigbehandlats i SWINX ScanLev ska de föras över till affärssystemet. För att kunna göra detta krävs att den som är inloggad har behörighet att överföra fakturor.

 

Överföring av en faktura kan göras direkt inne på fakturan eller från mappen Attesterat i menyn.

 

Överföra från Attesterat i menyn

 

Attestera-mappen finns i menyn under Fakturaflöde -> Distribuerade. Ser man inte mapparna i menyn har man som inloggad användare inte behörighet att överföra fakturor.

 

 

De fakturor som är klara för överföring (konterade och attesterade) visas i listan tillsammans med de som har status attesterade. Fakturorna överförs i den ordning de står i listan och ordningen påverkas alltså beroende på vilken kolumn man befinner sig i och om det är sorterat på fallande eller stigande ordning i kolumnen. Klicka på Överför högst upp och alla fakturor som har status Klar går över till affärssystemet. Fakturor som har status Attesterad överförs inte och beror på att konteringen saknas eller inte är korrekt.

 

Det går INTE att välja fakturor som ska överföras, det är alla med status Klar som överförs samtidigt! Vill man överföra en eller några av fakturorna i listan får man välja att överföra inne på fakturan, se nästa steg.

 

Överföra enstaka faktura

 

Markera önskad faktura i listan och öppna den genom att dubbelklicka eller trycka Enter på tangentbordet. Välj Överför, högst upp ovanför registreringsfältet.

 

 

 

När fakturan är överförd ändras statusen till Överförd, den har också fått ett dokumentnummer från affärssystemet. Löpnumret som fakturan fick vid registreringen finns alltid kvar.

 

 

 

Före, under och efter överföring

 

•Kontrollera att fakturan har statusen Klar. Har fakturan status Attesterad, ta fram fakturan på skärmen och kontrollera konteringen så att den balanserar. Glöm inte att Spara fakturan efter redigeringen.

 

•En faktura kan alltid redigeras innan överföring.

 

•Alla registrerade fakturor får ett löpnummer av SWINX ScanLev som följer med fakturan även efter att den överförts.

 

•Vid överföringen får fakturan ett Dokumentnummer från affärssystemet. Både dokumentnumret och löpnumret är sökbara i SWINX ScanLev i respektive kolumner.

 

•I Visma Administration kan man även se vem som attesterat fakturan. Är det flera som attesterat fakturan är det endast en av dessa som syns i fältet inne i Visma Administration.

 

•När fakturan har överförts låses fakturan och kan inte redigeras. Däremot kan man ändra konteringen i affärssystemet och sen uppdatera konteringen på fakturan i SWINX ScanLev.

Klicka på Uppdatera, till vänster om Doknr i SWINX ScanLev och konteringen ändras till den som finns i affärssystemet. Knappen Uppdatera blir aktiv först när fakturan är överförd.

 

 

Har man gjort en periodisering i SWINX ScanLev, ändrar den i Visma Administration och därefter uppdaterar fakturan i SWINX ScanLev, så raderas periodiseringen!

 

Kontrollera gärna i affärssystemet så att de fakturor som överförts från SWINX ScanLev verkligen kommit in.