SWINX ScanLev Användarhandbok

 

När fakturorna behandlats klart i SWINX ScanLev ska de föras över till affärssystemet. SWINX ScanLev kan kopplas mot ett antal olika system och beroende på vilket system man är kopplad emot, ser inställningsmöjligheterna lite olika ut. Se under respektive flikar i menyn vad som gäller för just det affärssystem som används.

 

Nummerserier

 

Vi rekommenderar även att man i sitt affärssystem (om det är möjligt) väljer att ställa in nummerserien på leverantörsfakturorna så att den är på minst 5 siffror, nummerserien får inte börja på ett lägre nummer än den sista leverantörsfakturan som ev. redan finns i affärssystemet sedan tidigare. SWINX ScanLev har även en egen löpnummerserie som börjar på 1 och den kan man inte ändra.

 

I både SWINX ScanLev och Visma Administration heter programmens egna nummerserier Löpnummer. För att man ska hålla isär dessa så kommer Dokumentnummer i SWINX ScanLev alltid motsvara nummerserien som fakturorna har fått från affärssystemet när de överförts dit, oavsett benämningen som finns inne i affärssystemet. Detta eftersom båda nummerserierna finns som egna kolumner i SWINX ScanLev och man kan söka efter en faktura med hjälp av det ena eller det andra numret.

 

Man kan även välja att sortera sina fakturor i nummerordning inom kolumnerna. Kolumnen Dokumentnummer i SWINX ScanLev är i alfa-numrerisk ordning vilket betyder att de visas i ordningen 1, 11, 111, 111, 2, 200, 21 osv. om man börjar sin nummerserie på t ex 1 så kommer man aldrig kunna sortera fakturorna i den faktiska dokumentnummerordningen. Lättast är därför att välja en nummerserie i affärssystemet som börjar på lägst 10000.

 

Konton

 

När man registrerar fakturor i SWINX ScanLev så finns två fält avsedda för fakturans totalbelopp och momsbelopp (ingående moms). Kontona som används när man anger ett belopp i något av fälten är förvalda och hämtas automatiskt från affärssystemet. I Visma Administration finns de angivna under Arkiv -> Företagsinställningar -> Företag -> Kontonummer. För mer information om valda konton och kontoplan hänvisas till respektive affärssystems support/hjälp.

 

Om man ändrar kontona i affärssystemet måste man uppdatera informationen i SWINX ScanLev, vilket görs i SWINX ScanLev under Inställningar -> Visma Admin (eller det affärssystem man kör).