SWINX ScanLev Användarhandbok
Genom att arbeta med konteringsmallar i SWINX ScanLev förenklas och förbättras fakturaregistreringen. Har man SWINX ScanLev kopplat mot Visma Administration och lagt upp konteringsmallar där går det att importera dessa. Med hjälp av konteringsmallar kan man automatisera återkommande konteringsrader, antingen per faktura eller på vald leverantör. Exempel på användningsområde är hantering av moms på EU-fakturor eller omvänd byggmoms.
Hanteringen av mallar ligger under Inställningar -> Mallar i SWINX ScanLev. Bilden visar en lista över tillgängliga mallar som skapats eller importerats från Visma Administration. I listans ovankant finns de knappar man använder för att arbeta med mallarna. Har man kopplat SWINX ScanLev mot Visma Administration är det ofta enklast att inleda med att importera mallar därifrån.
Importera mall
Flertalet mallar blir användbara direkt utan några redigeringar, men vi rekommenderar alltid en genomgång och kontroll innan man börjar använda mallarna i SWINX ScanLev. För att starta importen klicka på knappen Importera och markera önskad mall i listan, kontot/kontona och formeln för mallen visas. Därefter klickar man på Kontrollera och väljer sen OK. Varje mall får alltså importeras separat.
Skapa ny eller ändra befintlig mall
Klicka på Ny så visas dialogrutan för mallhantering/redigering (se bild nedan). Ge mallen ett önskat namn och gärna en beskrivning som förtydligar det tänkta användningsområdet. Klicka i något av rubrikfälten (Konto, Projekt, Resenhet eller Formel), tryck Enter. Vill man ändra i en befintlig mall klickar man istället på Ändra. Skillnaden mellan ny eller ändra är egentligen bara tomma fält eller ifyllda fält i den öppna rutan. Därefter fyller man på med önskat antal konteringsrader bestående av konto, projekt (objekt1), resultatenhet (objekt2) samt en beräkningsformel. Begreppen projekt och resultatenhet gäller om SWINX ScanLev kopplats till Visma Administration (SPCS). Kopplar man programmet mot Visma Compact (XOR) är benämningarna istället objekt 1 och objekt 2.
Konton, Projekt och Resultatenheter kan vara fast angivna (t ex som konto 4010) eller i form av variabler. Variabler skapar man själv genom att ange ett namn och sätta det inom klammerparenteser, t.ex. {Projekt}. Arbetar man med variabler kommer SWINX ScanLev att i samband med att man använder mallen vid fakturaregistreringen, fråga efter önskat konto, projekt eller resultatenhet.
I Formel-kolumnen för man in hur beräkningen på konteringsraden skall ske. Man kan lägga in fasta belopp, beräkningar och variabler. Högerklicka med höger musknapp i fältet Formel så kommer de vanligaste variablerna (Total, Moms och Netto) att visas i en liten popup-meny och man väljer önskat alternativ. För beräkningar gäller vanliga matematiska regler och man kan använda +, -, *, / och ( ) i sina beräkningar. Vill man att en kontering ska hamna i kreditkolumnen vid konteringen sätter man ett - (minus) främst i formeln.
{Total} är fakturans totalbelopp, {Moms} är momsbeloppet på fakturan och {Netto} är {Total}-{Moms}.
Det finns också möjlighet att ange variabeln {Kost.Konto} i kontofältet. När mallen beräknas kommer denna att ersättas med kostnadskontot från leverantörsregistret. Om något sådant inte finns angivet på leverantören, kommer raden att ignoreras och inte komma med i den slutgiltiga konteringen. Tänk på att man oftast har med momsbelopp vid fakturaregistreringen och då måste man ta hänsyn till det vid val av formel för mallen, annars uppstår en diff på just momsbeloppet. Använder man en mall och det skulle uppstå en diff i konteringsfältet så kan man alltid justera konteringen när man registrerar och bearbetar fakturan.
En mall behöver inte ha "balans" för att man ska kunna spara den. Men då får man istället, i samband med användandet vid fakturaregistreringen, själv fylla på med konteringsrader så konteringen balanserar.
Glöm inte att spara mallen när ni skapat en ny eller redigerat en befintlig mall!
Använda en mall
Man kan använda mallar på två sätt. Antingen kan man koppla mallen direkt på önskad leverantör i leverantörsregistret i SWINX ScanLev (alt 1), eller i samband med att man registrerar en faktura (alt 2).
1) Leverantörsregistret
Välj önskad leverantör i leverantörsregistret. Välj därefter den konteringsmall som skall komma upp som förvalt alternativ vid fakturaregistreringen. Lägger man in både en konteringsmall och ett förvalt kostnadskonto kommer SWINX ScanLev att välja konteringsmallens inställningar eftersom den har högre prioritet.
2) Fakturaregistreringen
Vill man istället välja konteringsmall först i samband med att man registrerar en faktura fungerar även det utmärkt. Efter att ha valt leverantör, fyllt i fakturanummer och belopp klickar man på knappen Mall. En ny dialogruta visas och i den väljer man önskad konteringsmall. Man får fylla i om något saknas (konto, samt projekt och resultatenhet om dessa används), kontrollera värdena och därefter välja OK eller F10.
Innan den registrerade fakturan sparas så bör man kontrollera så ingen diff har uppstått i konteringen.
