SWINX ScanLev Användarhandbok

 

Innan man börjar arbeta i SWINX ScanLev måste man göra ett fåtal grundinställningar. Detta avsnitt beskriver endast inställningarna, i hjälpavsnitten finns ytterligare information om funktioner och användning.

 

Menyn visas antingen som ett menyträd (bild A) eller en lista med ikoner (bild B) och man växlar lätt mellan varianterna genom att klicka på dubbelpilarna ovanför menyn. Genom att klicka på +-tecknet till vänster om mapparna i menyträdet så visas undermapparna. Om man istället har ikoner i menyn så klickar man på en ikon för att öppna en ny meny med ikoner, motsvarande undermappar (bild C).

 

Bild A         Bild B         Bild C

 

 

Välj Inställningar i menyn. Användare som har behörigheten Admin (som administratör) i SWINX ScanLev kommer till Inställningar (vänster bild) och startfliken är alltid Egenskaper. Användare som inte har behörighet Admin, får istället upp Inställningar men med begränsningar (höger bild).

 

       

 

Här följer en kort beskrivning av ikonerna i kontrollpanelen och inställningarna. I de olika hjälpavsnitten finns mer information om dess funktioner och användning.

Företag

 

Har man licens för flera företag ska inställningar göras för vart och ett av företagen. För mer information, läs här. Tänk på att man behöver inloggning som SYSDBA för att kunna komma åt fliken Företag.

Egenskaper

 

Attest. Ställ in de personer som skall vara förvalda alternativ för att godkänna respektive attestera alla fakturor, det går att ändra dessa vid fakturans registrering om så önskas. Man väljer användare för godkännande och attest separat genom att klicka på pilen till höger om respektive fält. Tänk på attesträtten och beloppet när ni väljer den/de som ska attestera, eftersom den/de inte kommer kunna attestera en faktura med ett totalbelopp högre än vad som står under attesträtt. Man kan däremot godkänna en faktura oavsett attesträttsbelopp. Om man markerar Automatisk attest väljer man bort programmets attest- och godkännandehantering. Fakturorna blir då godkända och attesterade automatiskt av den användaren som väljer Spara i samband med fakturans registrering.

 

Registrering. Här ställer man in önskad momssats, t ex 25,00 för vanlig moms på 25%. Programmet räknar då själv ut beloppet och det kommer upp som ett automatiskt förslag vid fakturaregistreringen. Man har möjlighet att ändra föreslaget momsbelopp under fakturans registrering och bearbetning. Datumkontroll används för att undvika att fakturadatum hamnar på fel månad eller år. Första värdet anger hur många dagar tidigare än dagens datum man accepterar som fakturadatum, andra värdet anger hur många dagar senare. Skulle man ange ett datum utanför intervallet vid fakturans registrering så kommer programmet att ge en varning men ändå acceptera det inmatade datumet. Med inställningen Antal bilder väljer man hur många fakturor som ska visas i inläsningsfönstret mellan det att varje faktura registreras. Genom att begränsa denna inställning till t ex 6 bilder, läser SWINX ScanLev färre bilder i taget och registreringen går därmed snabbare.

 

Urval. Om man arbetar med projekt och/eller resultatenheter och vill ha möjlighet att söka bland fakturor på respektive projekt eller resultatenhet, så ska man markera önskade urvalsrutor. Vid markering eller avmarkering måste programmet startas om för att ändringen ska gå igenom.

 

Referensfält. Vill man använda funktionen och ha ett extra fält i registreringsbilden så markerar man rutan Synligt och får då även möjlighet att sätta önskad benämning på fältet. Fältet visas även som en egen kolumn i de olika listlägena. Vid behov kan man ändra benämningen på fältet och avmarkera det. Avmarkerar man fältet tas även kolumnen bort i listan.

 

Upplösning PDF:er. Välj en högre upplösning för att lättare tyda fakturabilden vid dess registrering. En hög upplösning gör att det kan ta lite längre tid att läsa in fakturorna. Tills vidare är det alternativen Låg och Hög som är valbara.  

 

Använd valuta. Rutan ska markeras om man registrerar fakturor med annan valuta än SEK.

 

Rullista för objekt. Lämpligt för den som använder programmet kopplat mot Mamut. Då visas en lista (vid val av projekt när fakturan registreras) som ser ut som den som finns i Mamut.

 

Placera kontering. Här väljer man om registreringsfältet och konteringsrutan ska vara till vänster eller höger om fakturabilden.

 

Tema. Här väljer man utseende på sin skärmbild.

 

Förenklad inmatning av användare. En markering i rutan innebär att man väljer användare som ska godkänna/attestera fakturan genom att mata in första tecknet i användarens ID i avsett fält inne på fakturan (bild A). Användare som motsvarar inmatat tecken är markerad och man väljer användaren genom att trycka Enter eller på OK, alternativt välja annan användare i listan.

 

Markerar man inte rutan under Inställningar, får man istället välja användare från en lista (bild B), listan visas när man klickar på pilen bredvid avsett fält inne på fakturan (bild C). Man dubbelklickar på användaren eller markerar och väljer Lägg till. Ska man välja flera användare kan flera markeras samtidigt och sen väljer man Lägga till. Listan finns även tillgänglig om man väljer fliken Avancerat... enligt bild A.

 

Vill man hellre välja användare genom att skriva in hela dennes ID (bild D) ska man inte heller markera valet om förenklad inmatning. Vill man ange flera användare så skriver man ett semikolon (;) mellan varje ID.

 

Valet av förenklad inmatning gäller för val av användare när man befinner sig inne på en faktura för att registrera den eller ändra valda användare. På övriga platser i SWINX ScanLev där användare kan väljas, är det funktionerna enligt bild B och D som gäller.

 

Bild A.     Bild B.   Bild C.     Bild D.

 

Bildfiler. Här anges sökvägen till den mapp/katalog dit fakturorna ska skannas, vilken samtidigt är sökvägen till den den katalog som SWINX ScanLev läser in fakturor från när de ska registreras.

 

Sökväg till databas. Informationen visar var SWINX ScanLevs databas är placerad.

Användare

 

Här sker upplägg samt underhåll av användare och behörigheter. Genom att kryssa i och ur de olika behörigheterna styr man vem som får göra vad. Om en användare ska komma åt Inställningarna så måste man ha behörigheten Admin ibockad. Längre ner finns en förklaring till vad de olika behörigheterna innebär.

 

För att skapa en ny användare, väljer man Ny och anger användarens Id och namn. Tänk på att ett Id aldrig kan ändras när det väl är skapat. Välj behörighet, om man inte ändrar bland behörigheterna får användaren automatiskt full behörighet och sätts som en aktiv användare. Ange hur stort belopp användaren ska ha rätt att attestera samt om personen ska ha något förvalt projekt eller resultatenhet (avdelning). Om en användare ska godkänna/attestera via e-post, ett programtillägg till SWINX ScanLev), så måste det på användaren anges en e-postadress samt markeras i rutan Attest. Då kan man skicka fakturor för attest samt påminnelser till användare som inte returnerat fakturor i tid. Lösenord behövs, används för att komma in SWINX ScanLev.

 

 

•Nya fakturor - Rätt att lägga till nya fakturor i programmet, kan se alla fakturor, även de med diskretion.

•Kontering - Kommer åt att ändra och lägga till i konteringar.

•Överföring - Rätt att överföra fakturor till ekonomisystemet, kan se alla fakturor, även de med diskretion.

•Fakturaflöde - Rätt att se mappen "Fakturaflöde" och alla undermappar.

•Alla fakturor - Rätt att se mappen "Alla fakturor" och alla undermappar.

•Administratör - Tillgång till inställningar och uppdateringar samt fakturor med diskretion.

•Attesträtt - För att kunna attestera måste ett maxbelopp vara ifyllt. Om man har obegränsad attesträtt sätter man ett extremt högt belopp, t ex 100 000 000 000SEK.

•Aktiv - Användaren är aktiv och kan komma in i programmet. Räcker för en användare som bara godkänner och attesterar, glöm inte attesträtten.

Epost

 

Har man E-posttillägget når man inställningarna för det här, mer information finns under Inställningar -> Epost.

 

Koppling affärssystem

 

När fakturorna behandlats klart i SWINX ScanLev ska de föras över till affärssystemet. Sökvägarna till programmets gemensamma filer och till företagskatalogen hämtas från Windows registry, bilden visar inställningarna för Visma Administration. För mer information om affärssystemen och kopplingen till dessa, klicka på respektive affärssystem:

 

Visma Admininstration

 

Visma Compact

 

Mamut

 

Mallar

 

Här skapas, redigeras och ändras de konteringsmallar som kan användas vid registrering och kontering av fakturorna.

 

Tolkning/EDI

 

SWINX ScanLev har stöd för inläsning av tolkade fakturor från ett antal olika system/lösningar. Beroende på vilken tolkningslösning man valt gör man inställningarna för det i denna del.

 

Säkerhetskopiering

 

Här skapar eller återställer man en säkerhetskopia.

 

Registrering

 

Här lägger man in och kontrollerar företagets licensnyckel för programmet. Nyckeln avgör förutom vilket företag som äger licensen även hur många användare som finns registrerat på licensen. Behöver man fler användare än vad som anges (dvs max antal aktiva användare), kontakta oss på SWINX AB