SWINX ScanLev Användarhandbok
I SWINX ScanLev finns två typer av noteringsmöjligheter vilka benämns som Noteringar och Notisar. Noteringar fungerar som en permanent notering som kopplas till fakturan och går inte att ändra eller plocka bort i efterhand. Notisar används för att skapa tillfälliga noteringar och uppmaningar till den som ska ta emot fakturan. De visas som en gul notislapp på fakturabilden och kompletteringar kan göras av den som får fakturan. Notisar kan (i likhet med de gula lappar man ibland använder vid manuell fakturahantering) "tas bort" när fakturahanteringen är avklarad.
Noteringar
De flesta fakturor som kommer till ett företag är helt "normala" och flyter snabbt igenom hantering och administration. Men det finns alltid en del fakturor som det finns anledning att kontrollera och undersöka närmare. Vid dessa tillfällen är det bra att använda sig av funktionen Noteringar som nås från en egen flik inne på fakturan. Därigenom dokumenteras på ett enkelt sätt vad som skett, vem som haft synpunkter och varför fakturan fått särbehandling. Noteringar är permanenta och kan inte ändras eller tas bort i efterhand.
I nedan exempel skapar användaren HB ett noteringsärende genom att klicka på knappen för ny, skriver en rubrik/ärende och en notering i avsedd ruta. När ärendet har skapats visas en liten ikon vid rubriken i fliken Noteringar. Genom att dubbelklicka på ärenderaden går det att lägga till en ny notering, även på en faktura som har överförts till affärssystemet, glöm inte att klicka på Spara!
Alla ärenden visas i en lista och klickar man på ärenderaden visas de noteringar som gjorts på ärendet, i en egen lista i fältet under. För att lägga till en notering så dubbelklickar man på ärenderaden. Man kan komplettera med noteringar på ett skapat ärende även om fakturan har överförts till affärssystemet, glöm inte att klicka på Spara när ni är klar!
Notisar
Ibland vill den som registrerar in en faktura göra en tydlig intern anmärkning till den som ska ta emot fakturan för godkännande eller attest. Genom att använda en Notis som finns i SWINX ScanLev får man en tydlig och redigerbar möjlighet att göra mottagaren uppmärksam på speciella förhållanden som t.ex. pris eller betalningsvillkor. Notisen följer med dokumentet i hela hanteringskedjan, de som vill kan göra kompletterande noteringar och när man är klar kan notisen avlägsnas om så önskas.
Man skapar en notis genom att klicka på ikonen för Notis i verktygsfältet ovanför fakturabilden, skriver en notering och gärna en signatur då notisarna inte är spårbara. Förslagsvis använder man användarnamnet som signatur då det är lätt att känna igen för övriga användare. Glöm inte att klicka på OK och sen Spara! Nu visas ett gult fält, en notislapp mitt på fakturabilden. Det går att klicka på notisen och flytta runt den genom hålla ner vänster musknapp och dra runt. Man kan även klicka på punkterna i kanten och dra ihop eller utåt för att justera storleken på notisen. En annan användare som tittar på fakturan får automatiskt upp notisen på fakturabilden och kan lägga till en notering (eftersom man bara kan ha en notis synlig), genom att dubbelklicka på notisen. Viktigt även här att man både väljer OK och sen på Spara, för att ens notering ska läggas till.
Den gula notisen visar alla kompletteringar som gjorts. För att skapa, dölja och visa notisen klickar man på ikonen för Notis i verktygsfältet. För att radera notisen klickar man på papperskorgen. En raderad notis kan inte återskapas men det går attt skapa en helt ny och man kan bara ha en notis åt gången per faktura.
Notisar följer inte med vid utskrift av fakturabilden och inte som en notering på fakturabilden när den överförs till affärssystemet, däremot kan man se notisen via Viewern (se hjälpavsnittet Fakturaviewer) när man tittar på fakturan från affärssystemet.
