SWINX ScanLev Användarhandbok

Efter att fakturorna registrerats i SWINX ScanLev blir nästa rutin att påbörja bearbetningen. I detta moment handlar det om att kontera, godkänna och attestera fakturorna. Använder man t ex sin mobil eller ipad för att godkänna och attestera sina fakturor hanteras det i princip på samma sätt men layouten ser annorlunda ut. Här visas hur det ser ut när man bearbetar fakturorna inne i programmet på datorn.

 

När man loggar in i SWINX ScanLev och om det finns fakturor som man ska godkänna eller attestera hamnar man automatiskt i mappen Mina fakturor och Attestera.

 

 

En lista visas med de fakturor som är aktuella för användaren att bearbeta. Välj faktura genom att dubbelklicka på raden eller genom att med piltangenterna markera önskad faktura och därefter trycka Enter.

 

I exemplet nedan är vi användaren PI som loggat in och denne ser då ett antal fakturor som ska tas om hand. Till sin hjälp har PI rubriker med relevant information om fakturorna. Kolumnerna går även här att flytta i sidled efter hur man vill att de ska visas, klicka i rubrikfältet och dra till önskad plats. Man kan också göra kolumnerna smalare eller bredare men inte ta bort någon kolumn.

 

 

 

1.) Status. Här visas fakturans status, från registrerad till delattesterad samt om man som användare valt att lägga fakturan som vilande.

 

2.) Leverantör. Man ser både leverantörsnummer och namnet på leverantören.

 

3.) Fakturans fakturadatum och förfallodatum. Dessa visas i separata kolumner. Man kan här avgöra om någon faktura snart förfaller och därför måste bearbetas snarast.

 

4.) Fakturans belopp. Totalbeloppet, momsbeloppet och beloppet exkl. moms visas i separata kolumner. Här har användaren PI valt att lägga momskolumnen längst bort till höger.

 

5.) Notering. Om fakturan har fått en notering eller en notis visas en ikon här, öppna fakturan för att läsa noteringen.

 

6.) Godkännare och attesterare. Här ser man vilka medarbetare som ska godkänna eller attestera samt i vissa fall om vem eller vilka som godkänt fakturan, förutom en själv. Om man lägger markören på raden över användarnas id så visas hela namnet på användarna. Man kan urskilja vem/vilka som ska bearbeta fakturan för tillfället genom att deras id är markerade med kraftig/fet text. Tänk på att om det är flera medarbetare så får inte alla plats och då kan man även göra kolumnen lite bredare genom att klicka på kolumnens linje mellan rubrikfälten och dra åt sidan.

 

7.) E-post. Om man har tillägget E-post så visas en symbol i kolumnen när man valt att skicka ett e-postmeddelande till den som ska godkänna eller attestera fakturan. Se mer information under avsnittet E-post attest.

 

8.) Referensfält. Om man valt att ha ett referensfält i registreringsbilden så visas fältets benämning som en egen kolumn. Har man inte valt något referensfält så visas inte heller kolumnen.

 

9.) Valuta. Här visas i vilken valuta fakturan har registrerats.

 

 

Inne på fakturan kan man, förutom att bearbeta den, även välja att lägga den som vilande och vid behov, makulera fakturan.

 

 

Kontera en faktura

 

För att kontera en faktura väljer man att dubbelklicka på raden för fakturan, ett nytt fönster öppnas, egentligen samma fönster som när man registrerar fakturan. Vid bearbetningen "fyller man på" bilden med konteringsrader och fakturan ändrar status beroende på vad som görs. Man ser alla uppgifter som registererats och det kan även finnas ytterligare information under flikarna Noteringar och Spårning, se mer om dessa under respektive hjälpavsnitt. Konteringen kan vänta ända tills fakturan är attesterad och ska föras över till affärssystemet. Läs gärna igenom denna text även om fakturan ska godkännas direkt.

 

     

 

Klicka i konteringsfältet för att få fram en konteringsrad och markören hamnar automatiskt i den valda/markerade kolumnen, i det här fallet kolumnen för Konto. Kontera fakturan genom att välja konto precis som när man väljer leverantör. Klicka på pilen till höger i sökfältet eller skriv kontot direkt. Vid valt konto och förflyttning till nästa fält, så visas benämningen på kontot under Info-kolumnen. l kolumnen för belopp är det enklast att bara trycka på +-tangenten på de numeriska tangentbordet så tas automatiskt det beloppet som ska konteras och fylls i. Vill man fördela kostnaden mellan flera konton fyller man på med fler konteringsrader. För varje konteringsrad räknar programmet ut vad som är kvar att kontera så till sist står det 0,00 längst ner.

 

•Vill man ändra i konteringen och ta bort en konteringsrad så markera raden och tryck Ctrl+Delete. Ska man radera flera rader gör man på samma sätt på de andra raderna.

 

•Eftersom man kan godkänna fakturan på radnivå i konteringsfältet kan man dela upp beloppet på flera konteringsrader (med eller utan projekt och resultatenheter) så att användarna sen kan godkänna en egen rad.

 

•Om man vill göra ett konto till standardkonto för just den leverantören så högerklickar man i konteringsfältet och väljer Standardkonto. Leverantören registreras med förvalt kostnadskonto som sedan automatiskt används vid kommande fakturaregistreringar. Detta går även att göra i leverantörsregistret.

 

•Det finns möjlighet att välja projekt och/eller resultatenhet per konteringsrad.

 

•Har man bockat i rutan för kredit så kan man ändå använda +-tangenten eftersom programmet automatiskt lägger beloppet i kreditkolumnen. Har man belopp som ska delas upp på flera rader måste man använda -(minus)tangenten för att beloppen ska hamna i kredit. Det går alltså att kontera belopp både i debet och i kredit i samma kontering.

 

•Vill man använda en konteringsmall klickar man i fältet Mall (högst upp, ovanför registreringsbilden). Välj den mall som ska användas, fakturans totalbelopp och moms är redan förvalt. Välj Räkna så visas hela konteringen med formeln synlig, annars välj OK direkt så läggs konteringen till konteringsfältet. För att göra en ändra av själva mallen måste det göras under Inställningar -> Mallar.

 

•Om man vill lägga en periodisering på fakturan konterar man på lämpligt konto, väljer beloppet och gör klart hela konteringsraden. Tryck Enter för ny rad och knappen Periodisering, som finns högst upp ovanför registreringsfältet, aktiveras. Läs mer om detta under Periodisering. När man valt att periodisera visas en symbol på konteringsraden.

 

             

 

När man är inne i registreringsbilden kan man välja att lägga en notis eller göra en notering på fakturan. Tänk på att en notis kan lätt raderas medan en notering aldrig kan ändras eller raderas.

 

Användaren har även möjlighet att lägga till personer som ska godkänna eller attestera samt ta bort redan valda personer (som ännu inte hanterat fakturan). När man jämför tidigare bilder så ser man att i ovan exempel har MO och GHY lagts till att godkänna och attestera.

 

Avsluta alltid med att spara fakturan genom att klicka på Spara eller F10.

 

Godkänna en faktura

 

Det är inte ovanligt att fakturan har konterats redan vid registreringen, i så fall går man direkt till steget godkänna eller attestera. Här beskrivs det hur man gör inne i programmet men det går även att godkänna/attestera via e-post, webb eller sin mobil.

 

Väl inne på fakturan ser man att AS;DD;PI;MO ska godkänna fakturan, vi fortsätter med ovan fakturaexempel.

 

Man kan godkänna hela fakturan eller godkänna på radnivå i konteringsfältet. Vill man godkänna en rad (eller flera) så dubbelklickar man i fältet för Godkänna på raden nere i konteringsfältet och sen sparar man.

 

 

Fakturan får statusen delgodkänd eller godkänd beroende på om det är en eller flera användare som ska godkänna. Här får man ha egna rutiner för om man vill godkänna på radnivå eller inte.

 

•Man kan inte skicka ut fakturan för godkännande, uppdelat på radnivå för olika användare. Alla valda användare får tillgång till hela fakturan och alla konteringsrader när de ska godkänna.

•Fakturan blir helt godkänd när alla valda användare godkänt, oavsett om det gjorts på radnivå, hela fakturan eller en kombination av båda.

 

Vi återgår till exemplet ovan. Användaren PI godkänner hela fakturan genom att klicka direkt på Godkänna. Fakturan lämnar fönstret och har användaren fler fakturor som ska godkännas visas nästa faktura automatiskt. Annars visas istället användarens Attestera-mapp och den är då tom.

 

 

När PI har godkänt försvinner PI från fältet med godkännare och man ser att AS;DD;MO finns kvar att godkänna fakturan. I fältet står användarna i den ordningen de lagts till. Alla som ska godkänna fakturan får fakturan samtidigt till sig och de ser den under mappen Mina fakturor när de loggar in. Fakturan ändrar status från registrerad till delgodkänd från det att den förste godkänner till den siste, då byter fakturan status igen till godkänd. Vill man veta vilka som redan har godkänt fakturan, klickar man på pilen till höger i fältet för godkännare och i listan till höger för valda godkännare ser man med normal text de som ska godkänna och den som godkänt redan står med grå text. Under fliken Spårning ser man historiken för vem som bearbetat fakturan. Vad som syns under denna flik kan man läsa om i hjälpavsnittet Spårning.

 

 

Nu återstår det för de övriga att godkänna fakturan och det görs inte i någon sepciell ordning. För varje godkännande kan man följa informationen under Spårning. När den siste användaren godkänner ändras fakturans status till godkänd. Samtidigt ändras informationen under fältet för valda godkännare, alla syns nu med grå text (ordningen i fältet har ingen betydelse). På den högra bilden ser man även att PI har haft fakturan som vilande ett tag.

 

       

 

När fakturan fått statusen godkänd är det dags att attestera, nu har användarna SL och GHY aktiverats i fältet Attest och fakturan ligger under Mina fakturor när de loggar in.

 

Attestera en faktura

 

Att attestera fungerar på i stort sett samma vis som vid godkännande. Vi fortsätter titta på den faktura som har status godkänd i ovan exempel. När användaren GHY öppnar fakturan så ser det ut som innan i registreringsfältet och i konteringsfältet. Skillnaden är att nu har fältet Attest aktiverats med användarna i svart text och knappen Godkänna heter Attestera istället. Ordningen på användarna och vem som attesterar först har ingen betydelse. Precis som listan med valda godkännare kan man se alla valda attestörer genom att klicka på pilen till höger i fältet Attest. Vi låter GHY attestera fakturan och nu får den status delattesterad, vilket syns på samma sätt som vid delgodkännande.

 

 

Användaren SL attesterar fakturan och man ser att alla valda godkännare och attestörer, som hanterat fakturan, står med grå text eftersom fakturan nu är attesterad och klar. Fakturan kan nu överföras till affärssystemet!

 

 

Det här visade normalflödet för en faktura under bearbetning men det finns mer information om specialfunktioner under respektive hjälpavsnitt.