SWINX ScanLev Användarhandbok
Förutom att man kan kontera och lägga en periodisering på en faktura i SWINX ScanLev så kan man även arbeta med projekt och resultatenheter. Precis som för konto och leverantörer lägger man upp projekt och resultatenheter i affärssystemet och importerar dessa till SWINX ScanLev. Detta gör det också möjligt att följa upp vilka fakturor som registrerats på respektive projeket och resultatenheter. Man kan även ha förvalda godkännnare och attestörer på projekten och resultatenheterna så när en faktura registreras och/eller konteras på t.ex. ett projekt så blir användaren automatiskt vald.
För den som arbetar i Visma Compact är fältens benämningar istället Objekt 1 och Objekt 2 för Projekt och Resultatenheter.
Registrering av en faktura
Vill man att hela fakturan ska kopplas mot ett projekt eller en resultatenhet väljer man det uppe i registreringsfältet. Ska fakturan konteras på flera projekt och/eller resultatenheter kan man istället välja dessa nere i konteringsfältet på radnivå. Man väljer projekt och resultatenhet precis som när man valde leverantör och listorna är tillgängliga från både registreringsfältet och konteringsraderna. Man kan söka på nummer (namn som kan innehålla både bokstäver och siffror) eller benämning. Precis som med leverantörerna så måste projekten och resultatenheterna finnas upplagda i affärssystemet och även här finns en uppdatera-knapp om det är ett nytt projekt eller ny resultatenhet som man vill ange. Fakturan kan konteras som vanligt och man kan i efterhand välja att lägga till projekt och/eller resultatenhet, både i registreringsfältet och på konteringsraderna, glöm inte att spara ändringen. Vill man ändra från hela fakturan till radnivå (eller tvärtom) markerar man projektet och/eller resultatenheten och trycker på Delete. Även här måste man välja att spara ändringen.
Finns det förvalda godkännare eller attestörer på projektet och/eller resultatenheten, läggs dessa till automatiskt i avsett fält när man väljer att registrera fakturan på något projekt och/eller resultatenhet.
Tänk på att en användare som inte har behörighet att se fakturor med diskretion undantas från diskretionen om denne är förvald på ett projekt eller resultatenhet som registrerats på fakturan!
Här visas exempel på hur det ser ut beroende på om man valt projekt och/eller resultatenhet på hela fakturan eller på radnivå i konteringsfältet.
Följa upp projekt (gäller även resultatenheter och objekt)
Om man arbetar med projekt och/eller resultatenheter och vill ha möjlighet att söka bland fakturor på respektive projekt eller resultatenhet, så ska man ange detta under Inställningar -> Egenskaper genom att bocka i avsedda urvalsrutor. Vid markering eller avmarkering måste programmet startas om för att ändringen ska gå igenom.
Samtidigt visas/försvinner undermappen Projekt och/eller Resultatenhet, under mappen Alla fakturor.
Tillgängliga projekt och/eller resultatenheter visas i en lista och för att studera fakturor per projekt eller resultatenhet, klickar man in sig på önskad undermapp, väljer ett projekt/resultatenhet i listan och kan därefter bläddra och granska de olika fakturorna som registreratspå just detta projektet/resultatenheten. I nedan exempel tittar vi på resultatenheten 21 Peter Karlsson, vi ser att förvalda godkännare och attestörer finns upplagt och varje faktura som registreras på denna resultatenhet kommer automatiskt distribueras till förvalda användare.
Vi väljer att titta närmare på alla fakturor som registrerats på resultatenheten. En lista med kolumner visas. Här kan man sortera kolumnerna i odningen från vänster till höger genom att klicka och dra i rubrikfälten. Den svarta pilen visar vilken kolumn som är markerad och välj mellan fallande eller stigande ordning i kolumnen, genom att klicka på pilen. Även här kan man ha användning av sökfältet och välja att anpassa sin sökning, se mer om detta i hjälpavsnittet Hitta.
Lägga till användare som förvalda godkännare och attestörer
För att ange förvalda godkännare och/eller attestörer går man in på projektet/resultatenheten och anger dessa i nedan markerade fält. Vid val av attestör, tänk på att denne inte kan attestera fakturor på högre belopp än angiven attesträtt under Inställningar -> Användare.
Ta även hänsyn till om diskretion är valt på en leverantör och fakturor registreras med ett projekt/resultatenhet. Är en användare förvald att godkänna/attestera så undantas fakturan från diskretion!
