Det finns en tilläggsmodul till SWINX ScanLev som gör det möjligt att godkänna och attestera fakturor via e-post. För att den ska fungera krävs att ett antal inställningar görs.
I denna artikel beskrivs hela funktionen E-post. Det finns även en separat artikel Meddelande om e-postattest som beskriver hur en användare hanterar meddelanden om e-postattest och den är därför lämplig att skriva ut eller hänvisa till. Den är framförallt till för de användare som normalt inte arbetar i programmet och som bara ska godkänna/attestera fakturor via mejl. Artikeln nås här.
Har man tillägget E-post kan man även skicka ut en påminnelse via e-post till en användare som inte godkänt eller attesterat sin/sina fakturor. Tänk på att användaren inte kan svara på påminnelsen utan måste svara på det ursprungliga meddelandet. Påminnelsen är bara en påminnelse.
Varje användare som ska kunna ta emot meddelande om godkännande eller attest måste ha en e-postadress angiven och markerat i rutan Attest, under Inställningar -> Användare.
I nedan exempel kan e-postattester skickas till användarna AF och GG eftersom de har både en e-postadress och rutan Attest markerat.
Man når funktionen E-post under Fakturaflöde -> Distribuerade i menyn.
Mappen Distribuerade innehåller alla registrerade eller tolkade (importerade och distribuerade) fakturor som ska godkännas eller attesteras. Här visas även fakturor som satts till Vilande. Alltså alla fakturor som ligger hos de olika användarna för bearbetning. Under E-post och fliken Skicka visas de distribuerade fakturorna som man kan mejla ut till de olika användarna. En faktura som finns med på flera rader är för att det är en rad för varje användare som ska godkänna eller attestera fakturan. Är en användare uppsatt på flera fakturor får denne ett mejl per faktura, eftersom man kan svara på mejlet för att godkänna/attestera den specifika fakturan.
Under E-post finns flikarna Skicka och Mottagning där man väljer att skicka ut fakturor för godkännande och attest samt hämta de svar som användarna skickat. Fliken Spårning visar vilka fakturor som skickats till användarna.
Nedan guider visar hur man skickar ut och hämtar tillbaka e-postattesterna. Längre ner finns även information om fliken Spårning.
Klicka på nedan rubriker för att visa mer information. Stäng informationen genom att klicka på rubriken igen.
Skicka
Fliken Skickat under E-post innehåller de fakturor som kan skickas ut via mejl till de olika användarna för godkännande och attest.
Markera enstaka fakturor eller välj Alla. Klicka sen på Skicka.
En nyhet fr o m version 2019 av programmet är att man nu kan välja mellan alternativen alla eller att markera de användare man vill skicka mejl till.
I detta exempel följer vi en registrerad faktura med Löpnr 1863 och det är användarna MO, AF, KK och SE som först ska godkänna fakturan.
Går man till E-post och fliken Skicka, så ser man att fakturan finns på flera rader, det är en rad för varje person som ska godkänna fakturan. När man klickar på Skicka, går det ut ett mejl till var och en samtidigt. Fakturan måste vara godkänd innan man kan skicka mejl till den/de som ska attestera.
I exemplet väljer vi att skicka ut e-postattesterna till de användare som finns med i listan. I kolumnen Status ser man om fakturan ska godkännas eller attesteras.
Listan visar fakturan med löpnr 1863 och man ser att användaren MO saknas.
Saknas en användare i listan över möjliga att skicka till, så beror det på att det saknas en epostadress och att det inte är markerat för Attest på användarens inställningar.
Lägger man till dessa uppgifter på användaren, så kommer användaren att synas direkt här i listan under Skicka.
Om man går tillbaka till fakturan så kan man se, längst ner under fliken Spårning, att det är skickat ut mejlattester till användarna. Man ser till vilken epostadress och tidpunkt det gjorts, per användare.
Det går att skicka ut ett nytt meddelande till en användare, genom att dubbelklicka på raden för det tidigare utskickade meddelandet. Raden uppdateras då med datum och tid för det nyss utskickade meddelandet.
Det är också det senaste mejlet som användaren ska svara på.
|
Mottagning
När man skickat ut e-postattesterna så kan användarna antingen svara på mejlet eller logga in i programmet och godkänna/attestera där. Om en användare loggar in i programmet för att godkänna/attestera, så uppdateras fakturans status direkt. Om en användare istället väljer att svara på mejlet för att godkänna/attestera fakturan, så ska användarens svar hämtas till programmet. Det görs under fliken Mottagning och Hämta.
När man hämtat visas en lista med de svar programmet fått tillbaka från användarna. Fakturorna uppdateras samtidigt med användarnas godkännanden/attester.
Här kan vi se vilken e-postadress svaret kom från, vilken löpnr fakturan har samt vilken användare som svarat.
Går man in på fakturan i exemplet, så kan man se under fliken Spårning, att användaren KK godkänt fakturan och att användaren svarat via mejl. Statusen på fakturan har också ändrats till Delgodkänd.
Ett tips är att alltid först välja Hämta innan man väljer Skicka. Det är för att fakturorna först ska uppdateras med hämtningen av användarnas godkännande, så att man sen direkt kan skicka ut mejl till de användare som ska attestera.
En faktura blir inte uppdaterad med användarens godkännande eller attest via mejl, förrän man hämtat meddelandet som användaren svarat på!
|
Spårning
Under fliken E-post finns även fliken Spårning.
Listan innehåller de fakturor som det skickats ut mejlattester för och som ännu inte bearbetats av användarna. När en användare godkänner/attesterar så raderas den aktuella raden automatiskt, det även om användaren istället väljer att logga in i programmet för att godkänna/attestera fakturan.
Precis som i de andra listorna kan man flytta om kolumnerna och sortera listan i fallande eller stigande ordning.
Vi fortsätter visa fakturan från exemplet. Här kan man se tidpunkten för när mejlet skickats ut till användarna AF och SE. Det är samma information som visas under fliken Spårning inne på fakturan.
 
Det är inga funktioner kopplat till listan. Men man kan dubbelklicka på en rad för att öppna en fakturan om man vill titta närmare på den. Fakturan hämtas från mappen Alla fakturor.
Vill man skicka en påminnelse till en eller flera användare som inte bearbetat en faktura, så gör man det i mappen Distribuerade.
Om man istället vill skicka ett nytt mejl till en användare så görs det inne på fakturan.
|
Skicka en påminnelse eller nytt meddelande till en användare
Det händer att användare inte bearbetar sin faktura i god tid och då kan man välja att skicka en Påminnelse. Gå till mappen Distribuerade och markera den faktura som ska påminnas om, klicka sen på Påminnelse högst upp.
•Om det är flera användare som är valda till att godkänna en faktura, så får samtliga användare en påminnelse. Samma sak om påminnelsen avser attester. •Det går att skicka flera påminnelser för flera fakturor samtidigt, genom att markera de fakturor det gäller. •Skickar man ut flera påminnelser för flera fakturor och där det finns en användare som är vald att godkänna flera av fakturorna, så får användaren en påminnelse för samtliga fakturor.
Den första bilden visar mappen Distribuerade och fakturor med löpnr 1190, 1175 och 1271. Bilden till höger visar det mejl som användaren SL får, dvs en påminnelse som avser flera fakturor.
 
Användaren kan inte svara på påminnelsen utan måste ta fram mejlet som avser den faktura som påminnelsen gäller. Alternativt att man även skickar ut ett nytt mejl till användaren.
Vill man skicka ut ett nytt meddelande till en användare, så går man in på fakturan och fliken Spårning.
Dubbelklicka på raden för det tidigare utskickade meddelandet. Raden uppdateras då med datum och tid för det nyss utskickade meddelandet.
Det är också det senaste mejlet som användaren ska svara på.
|
Meddelande
Det e-postmeddelande som skickas ut till användaren innehåller:
•en meddelandetext (man kan själv formulera ett standardmeddelande som man skickar ut, se den röda rutan i nedan bild).
•den registrerade informationen på fakturan (t ex leverantör, fakt nr, belopp och datum, se den blåa ramen i nedan bild). Ev. kontering finns också med.
•fakturabild/bilder i en bifogad PDF
•ev. notering eller notis
•koder som är unika för det specifika meddelandet, dessa är kopplat till fakturan och den specifika användaren
Så här kan ett meddelande se ut:
Meddelandetext. Den text som man skickar ut som ett standardmeddelande, redigeras under Inställningar -> Epost i programmet. Mer information finns under inställningar. Eftersom användaren kan svara på mejlet för att godkänna eller attestera fakturan, så är det bra om man även anger en epostadress dit användaren kan vidarebefordra mejlet om något är fel och ska ändras. Svarar användaren på mejlet så blir fakturan godkänd eller attesterad.
Registrerad information. Det som finns registrerad vid tidpunkten för när epostattesten skickas ut, kommer med i meddelandet. Det är t ex till information om fakturan och eventuella konteringar.
Fakturabild. Bilden/bilderna bifogas som en pdf så användaren även kan se fakturabilden.
Koder. Sist i meddelandet finns två stycken koder som måste finnas med när användaren svarar och det är för att SWINX ScanLev ska kunna identifiera fakturan och uppdatera den med rätt status. När man väljer att Hämta meddelandena under Mottagning så kontrolleras varje meddelande mot registrerade uppgifter i databasen.
Om ett meddelandet kan identifieras med hjälp av koderna, så uppdateras fakturan med användarens godkännande eller attest.
Om inte, hamnar användarens svar som rödkryssat i den lista över hämtade svar i SWINX ScanLev.
