Genom att arbeta med konteringsmallar i SWINX ScanLev kan man automatisera återkommande konteringsrader, antingen per faktura eller per leverantör. Exempel på användningsområde är hantering av moms på EU-fakturor eller omvänd byggmoms. Har man SWINX ScanLev kopplat mot Visma Administration är det enklast att importera mallarna därifrån.
Hanteringen av mallar ligger under Inställningar -> Mallar i SWINX ScanLev. Bilden visar en lista över tillgängliga mallar som skapats eller importerats från Visma Administration. I listans ovankant finns de knappar man använder för att arbeta med mallarna.
Klicka på nedan rubriker för att visa mer information. Stäng informationen genom att klicka på rubriken igen.
Ny
1.När man väljer att skapa en mall så ger man mallen ett namn och gärna en beskrivning som förtydligar det tänkta användningsområdet. 2.Klicka i rubriksfältet Konto och tryck på Enter. Klicka i fältet för Konto på den tomma raden och välj ett konto. Det går att skriva in kontots nummer eller benämning för att öppna kontolistan. Sök fram kontot med hjälp av nummer eller benämning, beroende på den kolumn som är markerad. Dubbelklicka på önskat konto eller markera och Välj Ok. 3.Fortsätt på samma sätt för att välja Projekt eller Resultatenhet (frivilligt). Begreppen projekt och resultatenhet gäller om SWINX ScanLev är kopplat mot Visma Administration. Är programmet kopplat mot Visma Compact är benämningarna istället Objekt 1 och Objekt 2. 4.I kolumnen för Formel för man in hur beräkningen på konteringsraden skall ske. Man kan använda fasta belopp, beräkningar och variabler. Högerklicka med höger musknapp på raden för fältet Formel så kommer de vanligaste variablerna (Total, Moms och Netto) att visas i en liten popup-meny, välj önskat alternativ.
•{Total} är fakturans totalbelopp •{Moms} är momsbeloppet på fakturan •{Netto} är {Total}-{Moms} •Vanliga matematiska regler gäller och man kan använda +, -, *, / och ( ) i beräkningarna. Vill man att en kontering ska hamna i kreditkolumnen vid konteringen sätter man ett - (minus) främst i formeln.
Här är ett exempel på när man vill fördela nettobeloppet på ett fast konto och en fast resultatenhet samt en resultatenhet som man väljer vid registreringen av fakturan.
5.Tryck Enter eller tryck på pil ner för att lägga till fler konteringsrader i mallen. 6.Välj Ok. Glöm inte att spara den nya mallen. |
Tänk på:
•Konton, Projekt och Resultatenheter kan vara fast angivna (t ex konto 4010) eller i form av variabler. Variabler skapar man själv genom att ange en benämning och sätta det inom klammerparenteser, t ex {Projekt}.
•Klammerparenteser anges med tangenterna AltGr + 7 och 0. SWINX ScanLev kommer sedan fråga efter önskat konto, projekt eller resultatenhet när mallen används vid en fakturas registrering.
•En mall behöver inte ha "balans" för att man ska kunna spara den. Men då får man istället, i samband med användandet av mallen vid fakturaregistreringen, själv fylla på med konteringsrader så konteringen balanserar.
•Oftast så har man med ett momsbelopp vid fakturaregistreringen och då måste man ta hänsyn till det vid val av formel för mallen, annars uppstår en diff på just momsbeloppet.
•En ny mall bör alltid testas när den används första gångerna så man ser att mallen fungerar som det är tänkt.
•Om det finns både ett kostnadskonto och en mall förvalt på en leverantör, så kommer SWINX ScanLev att välja konteringsmallens inställningar eftersom den har högre prioritet.
Ändra
Har man en mall som behöver ändras på så markerar man mallen i listan och väljer Ändra. Dubbelklicka på fältet som ska ändras eller tryck på Ctrl + Delete på raden/raderna som ska raderas. När ändringen är klar så välj Ok. Glöm inte att spara ändringen.
|
Radera
Vill man radera en mall så markerar man mallen i listan och väljer Radera. Välj Ja för att bekräfta.
|
Importera
1.Börja med att exportera mallen/mallarna från Visma Administration under Arkiv -> Export -> Konteringsmallar. Markerar man flera mallar så sparas de ner i samma KML-fil. 2.Spara ner KML-filen på lämplig plats. 3.Gå in i SWINX ScanLev, välj Inställningar -> Mallar. Vill man se detaljerna med konton och formler för en specifik mall, innan den importeras, så klicka på mallen i listan. 4.Välj Importera, markera KML-filen och välj sen Öppna KML-filen. Välj den eller de mallar som ska importeras, klicka på Ok. 5.Flertalet mallar blir användbara direkt utan några redigeringar, men vi rekommenderar alltid man kontrollerar mallarna första gångerna de används i SWINX ScanLev, 6.Glöm inte att spara efter importen. |
Användning av mall
Konteringsmallarna kan användas vid en fakturas registrering eller läggas som förval på en eller flera leverantörer.
Klicka på nedan rubriker för att visa mer information. Stäng informationen genom att klicka på rubriken igen.
Registrera en faktura
1.Registrera alla uppgifter på fakturan, precis som vanligt. När fakturan ska konteras, välj Mall. Här kan man också se hur beloppen fördelas enligt mallens beräkning, genom att välja Räkna. Förhoppningsvis är konteringen korrekt och man väljer Ok för att fakturan ska uppdareras med mallens kontering. Om konteringen inte stämmer så kan redigering ske, men först i nästa steg.
 
2.Först nu när konteringsraderna lagts till på fakturan så kan de redigeras, t ex om det uppstått en öresavrundning. Differensen är markerat i rött längst ner i konteringsfältet.
 
3.Spara sedan fakturan. |
Lägga en mall som förval på leverantör
1.Gå in på leverantören i leverantörsregistret inne i SWINX ScanLev. 2.Ange den mall som ska komma upp som förvalt alternativ.
3.Glöm inte att spara ändringen. 4.När man nästa gång registrerar en faktura på leverantören, så kommer mallen att väljas automatiskt och läggas till i konteringsfältet. Man ser mallen först när man registrerat fakturan samt valt godkännare och attestör. 5.En faktura som registrerats med en förvald mall kan redigeras. Konteringsrader kan läggas till, redigeras eller raderas. |
