SWINX ScanLev Användarhandbok

Finns endast om man använder Visma Administration som affärssystem!

 

Vid registrering av en leverantörsfaktura kan man välja att periodisera kostnaden över flera månader. Man registrerar beloppet som ska periodiseras, antal månader och motkonto. Efter att fakturan har överförts till affärssystemet, görs periodiseringen och uppföljningen i Visma Administration. Det går bra att periodisera fakturor som är i annan valuta än SEK, se mer information längst ner på denna sida. Däremot kan man inte periodisera en kreditfaktura.

 

Inställningar i Visma Administration

 

Innan man peridodiserar leverantörsfakturorna ska man ange verifikationsserie i Visma Administration. Välj Arkiv->Inställningar->Företagsinställningar->Bokföring->Verifikationsserier. Under flik 1 Serier anger man vilka serier som ska anges på periodiseringarna. För mer information hänvisas till Visma Administration.

 

 

Skapa periodisering

 

OBS! Fr o m version 2017.2.10(160) så konterar man beloppet på kostnadskontot. I periodiseringsrutan anger man kontot för förutbetald/upplupen kostnad. Det fungerar på samma sätt som det numera gör i Visma Administration.

 

När man registrerar en leverantörsfaktura finns det möjlighet att direkt vid konteringstillfället välja att periodisera kostnaden. Kontera fakturan och markera därefter raden som ska periodiseras, knappen för Periodisering är nu aktiverad. Det går att periodisera flera konteringsrader om så önskas genom att upprepa nedan steg på varje rad som ska periodiseras. Varje rad får ett eget periodiseringsnummer när fakturan överförs till Visma.

 

 

Klicka på Periodiserings-ikonen högst upp för att öppna dialogrutan för periodisering.

 

1. Namn. Anges med hjälp av variabler som ersätts när periodiseringen överförs till Visma Administration. Högerklicka på raden och välj mellan:

•{doknr} dokumentnumret fakturan får vid överföring till Visma Administration

•{löpnr} löpnumret fakturan får vid registreringen i SWINX ScanLev

 

2. Första periodiseringsdatum. Föreslaget datum kan ändras.

 

3. Antal månader. Välj det antal månader som periodiseringen avser.

 

4. Kontrollera sista periodiseringsdatumet. Ändras automatiskt när man förflyttar sig till nästa fält.

 

5. Kontrollera beloppet som ska periodiseras. Beloppet hämtas från konteringsraden.

 

6. Verifikationsserie. Föreslås men kan ändras. Inställningar av serier görs i Visma Administration.

 

7. Verifikationstext. Föreslagen text kan ändras, anges med variabler som punkt 1.

 

8. Ange motkonto. Välj även Resultatenhet och Projekt om så önskas.

 

9. Spara.

 

 

När dialogrutan sparats återgår man automatiskt till registreringsbilden och fakturan kan bearbetas som vanligt. Man ser att det finns en periodisering på fakturan eftersom det nu i fältet Period på konteringsraden, finns en ikon. Klicka på ikonen (eller periodiseringsknappen) för att få upp dialogrutan igen. Periodiseringen kan redigeras fram till att fakturan överförs till affärssystemet.

 

 

För att radera en periodisering, innan fakturan har överförts till Visma Administration, så måste konteringsraden raderas. Markera konteringsraden och tryck på Ctrl + Delete och välj sedan Ja. Glöm inte att spara fakturan.

 

 

Periodisering och uppföljning

 

När fakturan har överförts till affärssystemet hanteras periodiseringen enligt rutinerna i Visma Administration. Man når all information angående periodiseringen i Visma via Bokföring -> Periodiseringar, alternativt inne på fakturan genom att dubbelklicka på periodiseringsnumret.

 

1. Löpnr. Löpnumret som fakturan har fått vid överföringen till Visma. Löpnr i Visma motsvarar Doknr i SWINX ScanLev.

 

2. Namn. Löpnr som fakturan har i SWINX ScanLev.

 

3. Periodiseringsnr. Periodiseringsnumret hämtat från listan över periodiseringar inne i Visma. Dubbelklicka på numret inne på fakturan i Visma för att öppna dialogrutan.

 

4. Verifikationstext. Löpnr som fakturan har i Visma.

 

 

Man kan i och för sig se periodiseringen i SWINX ScanLev, då öppnas ovan dialogruta när man dubbelklickar på periodiseringsikonen, men status för de olika verifikaten går inte att komma åt. Därför arbetar man vidare med periodiseringen i Visma Administration.

 

Om man ändrar i periodiseringen i Visma Administration och uppdaterar fakturan i SWINX ScanLev, raderas hela periodiseringen i SWINX ScanLev och periodiseringen går inte att återskapa!

 

 

Periodisera faktura som är i annan valuta än SEK

 

Man skapar en periodisering som vanligt. Beloppet som visas i periodiseringens dialogruta i SWINX ScanLev är innan det omräknats enligt aktuell kurs. Det är alltså beloppet som finns i konteringsfältets kolumn Belopp, som fördelats på antalet månader som man ser i dialogrutan. Det är först när fakturan är överförd som dialogrutan i Visma Administration visar beloppet omräknat till SEK.

 

Nedan följer ett exempel. Fakturan har ett totalbelopp på 500 EUR och kursen är 9,0229.

I fältet för fakturans totalbelopp står det 500, det är ingen moms angivet och i kolumnen Belopp nere i konteringsrutan står beloppet också i EUR. Däremot i kolumnen Debet är beloppet omräknat till SEK.

Vi väljer att periodisera fakturan på 5 månader, alltså 100,00 EUR per månad.

 

   

 

När fakturan överförts till Visma Administration så ser det ut så här, precis på samma sätt som i SWINX ScanLev. Fakturan har även fått ett periodiseringsnummer av Visma Administration.

 

 

Dubbelklicka på periodiseringsnumret och periodiseringens dialogruta i Visma Administration visas. Den är snarlik dialogrutan i SWINX ScanLev. Nu ser man att i fältet Namn visas löpnr på fakturan från SWINX ScanLev och beloppet har räknats om till SEK, både i fältet Belopp att periodisera och på raderna för varje periodiseringstillfälle.