Skannade fakturor är:
•Pappersfakturor som man skannar själv.
•Mejlade fakturor (PDF-filer) som man får skickat till sig via mejl.
•Pappersfakturor eller mejlfakturor som även har en QR-kod. QR-koden innehåller specifik information om fakturan, t ex leverantörens BG-nr, datum och belopp.
Det är vanligt att man får både pappers-och mejlfakturor, men oavsett så ska de sparas ner i en valfri mapp/katalog i den lokala datorn eller på servern. Sökvägen till katalogen måste man ange under Inställningar -> Egenskaper och fältet Bildfiler, det är därifrån som programmet sen hämtar de oregistrerade fakturorna.
För att få ett smidigt flöde i hanteringen är det bra om den skanner man använder, är utrustad med en automatisk dokumentmatare och helst klarar dubbelsidig pappershantering.
Dela först upp fakturorna i buntar, mellan enkelsidiga och dubbelsidiga, skanna buntarna var för sig.
Se till så varje faktura blir en fil, varje fil kan innehålla flera sidor men då från en och samma faktura.
För att sedan läsa in bildfiler som ska registreras, välj Fakturaflöde -> Ej registrerade och sen Nya.
Svara Ja, det går även att trycka på Enter eftersom Ja är förvalt.
Välj sen Ja igen för att bekräfta Radera inlästa filer. Filerna ska raderas för annars ligger de kvar i katalogen till nästa inläsning.
Har man en fil som består av en flersidig faktura så visas det längst ner på miniatyrbilden som Sida 1 av 2 (eller de totala antal sidor som bildfilen består av). Det är den första sidan i filen som visas, de övriga sidorna visas först när man registrerar fakturan.
Där finns funktioner och inställningar som kan vara till hjälp för att underlätta bildhanteringen efter inläsningen.
Nya
Välja Nya för att importera skannade bildfiler eller mejlade bildfiler från den katalogen där filerna sparats ner. Har man importerat filer hit, men inte registrerat alla fakturabilder, så ligger de kvar till nästa gång man loggar in i programmet.
När man skannar och fyller på i katalogen med nya bildfiler så måste även de nya filerna importeras till SWINX ScanLev. Fönstret med bilder kommer då fyllas på bilder, men med hänsyn till antalet bilder man valt att visa.
|
Registrera
Dubbelklicka på valfri miniatyrbild, alternativt markera en miniatyrbild och klicka på Registrera, bilden öppnas i ett nytt fönster där själva registreringen görs.
Man kan även markera flera miniatyrbilder för att skapa en flersidig faktura av de markerade bilderna.
Väljer man att registrera en fakturabild där filen innehåller flera sidor, så visas första sidan i filen och med antalet sidor som en information längst ner i miniatyrbilden. Vid registreringen kommer man att se alla bilderna.
Det är nu dags att koppla fakturan till rätt leverantörer i leverantörsregistret, samt registrera grundinformationen som datum och belopp. Mer information finns under Registrera.
|
Exportera och spara
Om det är en bild som man av någon anledning vill spara ner på annan plats så högerklickar man på miniatyrbilden och väljer Exportera. Varje bild blir en fil och det går inte att skapa en fil av flera bilder. Undantaget är om bildfilen är på flera sidor, då följer alla sidorna med till den sparade filen. Bilden som man valt att spara ner ligger kvar här, även efter att man exporterat den.
|
Radera
Om någon bild är felaktig och inte ska registreras i SWINX ScanLev kan man efter importen välja att radera den. Markera i så fall önskad miniatyrbild och klicka därefter på knappen Radera.
Det går att radera flera bilder samtidigt genom att markera dessa och sedan klicka på Radera.
Om det är en flersidig faktura märkt med antal sidor så raderas alla sidorna eftersom hela bildfilen raderas.
Om man raderat en bild av misstag så måste den skannas in på nytt och sparas ner i katalogen igen, för att sedan importeras till SWINX ScanLev ännu en gång.
|
Minska/förstora
Om man vill minska eller förstora miniatyrbilderna, ta tag i pilen på skalan och dra. Det går även att klicka på minus- eller plustecknet.
|
Antal
Här väljer man antal miniatyrbilder som ska visas. Skriv in valfritt antal eller klicka på pilarna, därefter tryck på Enter, alternativt klicka på Uppdatera.
Anger man 0 i antal så visas alla importerade bilder vilket inte är att rekommendera. Fakturaregistreringen kan då gå långsammare eftersom programmet ska uppdatera visningen av alla bilderna efter varje registrerad fakturabild.
Lämpligt antal kan vara 5 bilder som kan ändras vid behov eller genom att man väljer Visa alla.
Fönstret fylls på med de oregistrerade bilderna som man har importerat, så att valt antal alltid visas, utom när antalet oregistrerade bilder understiger vad man valt att visa.
|
Visa alla
Knappen Visa alla är aktiv om man valt att visa antal 1 eller högre. Används för att få en överblick över bilderna eller om man söker efter en specifik bild.
Om man väljer Visa alla och registrerar en faktura så återgår programmet till att visa det antal bilder man tidigare valt.
|
Uppdatera
I de fall man ändrar antalet bilder eller väljer Visa alla så kan man Uppdatera för att bekräfta eller återgå till det antal man ställt in.
Det går lika bra att använda Enter-tangenten.
|
Visa, skanna och importera
Vi vet att det finns ett fåtal användare som använder knappen Skanna, inne i SWINX ScanLev. Då klickar man på Skanna, rutinen som läser in fakturorna startas och skannern börjar arbeta. Är det ett flertal fakturor som ska skannas kommer SWINX ScanLev att läsa in dessa en efter en, tills dess att alla är inskannade. Fakturorna visas sedan som miniatyrbilder i inläsningsfönstret.
Funktionen finns där och går att använda tills vidare men vi ger ingen support på den.
Vi rekommenderar därför att man använder det skanningprogram som medföljer den skanner man använder och skannar fakturorna till en valfri mapp/katalog i den lokala datorn eller på servern.
Därefter läser man in fakturorna i SWINX ScanLev genom att följa den normala rutinen som finns beskrivet längre upp.
Guide för att visa, skanna och importera
För att läsa in bildfilerna som ska registreras så välj Fakturaflöde -> Ej registrerade i menyn och sen Nya, men välj sen alternativet Visa.
Välj Skanner och klicka på Skanna. Därefter väljer man att Spara de skannade bildfilerna, bilderna visas sedan som miniatyrbilder i inläsningsfönstret.
Man kan även välja att Importera bildfiler. Då kan man välja vilka filer man vill importera och även från en annan katalog. Klicka på Importera.
Ange katalog och välj en eller flera filer, därefter Öppna.
Om man väljer en annan katalog än föreslagen så ändras det även under inställningarna i programmet, till den nya katalogens sökväg.
Detta fönster får man även upp om man inte angett någon sökväg till bildfiler under inställningarna.
Valda bildfiler visas nu i dialogrutan, välj Ja för att radera filerna från katalogen de importeras från. I annat fall ligger filerna kvar till nästa gång man importerar.
Spara filerna. De läggs nu till som miniatyrer i inläsningsfönstret. Stäng dialogrutan.
|
