SWINX ScanLev Användarhandbok

Återgå till listläget. Har man påbörjat registreringen så får man istället välja Avbryt. I båda fallen återgår man till mappen Ej registrerade, där kan man välja en annan bild att registrera eller avbryta registreringen helt. Den bild man precis haft uppe läggs tillbaka i mappen Ej registrerade.

En QR-kod tolkas och informationen läggs in automatiskt i respektive fält. Om en QR-kod av någon anledning inte tolkats kan man klicka här för att programmet ska läsa in informationen på nytt.

Mer om funktionen finns i avsnittet QR-kod.

Om en faktura ska konteras med hjälp av en befintlig konteringsmall (som inte redan är förvald på leverantören), så välj mall här.

Vill man t ex se fakturabilden i helskärmsläge, spara eller skriva ut bilden så använd ikonerna i verktygsfältet. En beskrivning av ikonerna i verktygsfältet finns här.

Om det är en flersidig faktura så visas alla sidorna som miniatyrbilder.

Klicka på valfri miniatyrbild för att visa bilden i ett större format.

Varje faktura får ett löpnummer i SWINX ScanLev och det sker automatiskt. Löpnumret finns alltid med på fakturan, även vid överföringen till affärssystemet. En makulerad faktura behåller sitt löpnummer även om den makulerade fakturans uppgifter inte påverkar statistiken som finns i programmet. Löpnummerserien löper hela tiden på och kan inte ändras.

De olika flikarna är tillgängliga på alla fakturor men informationen som visas under respektive flik beror bl a på fakturans status och om det finns information att visa.

Kontering. Standardflik med fakturans alla registrerade uppgifter samt konteringsfältet.

Noteringar. Skapa en notering som följer med fakturan. En notering kan sedan läsas eller kompletteras av andra användare. Noteringen ligger alltid kvar och kan inte raderas. Mer information finns här.

Leverantör. Här kan man se viss information om vald leverantör, t ex organisationsnummer, bg-nr och pg-nr. En ikon visas vid flikens rubrik om där finns en notering gjord på leverantören. Vill man sen öppna leverantören för mer information, klicka på ikonen till vänster om Levnr.

Spårning. Vid fakturans registrering finns ingen historik tillgänglig.

•Vid registrering av en faktura måste flera av fälten fyllas i för att man ska kunna spara fakturan.

•Den valda leverantören visas med Levnr, Namn och leverantörens bg-nr.

•I det fall fakturanumret kan vara ett möjligt OCR-nr, fylls det i automatiskt när man förflyttar sig från fältet Faktura nr till OCR, annars får man ange OCR-nr manuellt.

•Fälten för moms, fakturadatum och förfallodatum styrs av de inställningar man gjort. T ex vid förvald moms räknar programmet ut beloppet och det kommer upp som ett automatiskt förslag. Inställningarna för dessa kan man läsa om här. Förfallodatum anges med vad som är inställt på leverantören i affärssystemet. Även om fälten använder förval så är det lätt att ändra i fälten vid behov, både under fakturans registrering och senare under bearbetningen, bara klicka i fältet och ändra.

•Vill man att ett specifik Projekt och/eller en Resultatenhet ska anges på samtliga konteringsrader så kan man ange det här.

•Här visas det fria referensfältet med egen benämning under förutsättningen att det är valt under programmets inställningar. Fältet är inte tvingande.

•Om fakturan ska märkas med Diskretion anges det här. Har man satt Diskretion som förvalt på leverantören markeras fältet automatiskt när man väljer leverantör.

•En kreditfaktura måste markeras med Kredit.

•Ange om beloppet är i annan valuta och i så fall den kurs som ska användas.

Mer information om de olika registreringsfälten finns i nedan "steg för steg-guide" och i kapitlet Specialfunktioner.

Fälten kan redigeras fram tills dess att fakturan ska överföras till affärssystemet.

Vid registreringen så måste minst en användare väljas att godkänna respektive attestera. Väljer man flera användare att godkänna så måste alla valda användare godkänna innan fakturan går vidare till den/de som ska attestera. På samma sätt måste valda användare attestera innan fakturan får status Klar och kan överföras till affärssystemet.

Användare kan väljas att godkänna/attestera samtliga fakturor (ställs in under Inställningar -> Egenskaper) eller läggas som ett förval på leverantör, projekt eller resultatenhet.

All information om användare är samlat här.

Fakturan konteras normalt vid registreringen men det kan även göras senare.

Har man gjort ett förval av kostnadskonto eller konteringsmall på leverantören så konteras fakturan automatiskt (i och med att man förflyttar sig ner i konteringsfältet). Det finns även möjligheter att välja ett standardkonto på leverantörens framtida fakturor eller ta fram konteringar från leverantörens tidigare registrerade fakturor. Mer om funktionen kontera finns i nästa avsnitt Kontera.

Längst ner visas differensbeloppet i rött om konteringen inte balanserar. Konteringsraderna ska konteras med fakturans nettobelopp, dvs totalbelopp minus moms. Differensen räknas ner vartefter man konterar för att till slut bli 0,00.

Gå till mappen Ej registrerade, läs in nya bilder om mappen är tom.

Välj miniatyrbild som ska registreras genom att dubbelklicka på den.

Är det flera bilder som tillhör en och samma faktura så markerar man bilderna och väljer Registrera.

Har man skannat flera sidor av en faktura till en enda fil, så visas första bilden märkt med t ex Sida 1 av 2.

När man valt bild och väljer leverantör så är det en del funktioner som aktiveras. T ex om bilden har en QR-kod så kan den tolkas automatiskt, om det finns förval gjorda på den valda leverantören och om det finns generella inställningar för alla fakturor. Markören är därför alltid i fältet för Levnr. Det är också nu fakturan får ett löpnummer av programmet.

Direkt när man matar in ett första tecken så öppnas listan med leverantörer. Den markerade kolumnen visas med en svart pil i fältet för kolumnrubriken.

För att ändra ordning (fallande eller stigande), alternativt sortera på annan kolumn, klicka på pilen eller klicka i en annan kolumns rubrikfält.

Välj leverantören genom att dubbelklicka eller markera och tryck Enter. Klicka eller använd pilknapparna för att förflytta dig i listan.

Saknas leverantören i listan så kan man välja Uppdatera, (för att hämta aktuellt leverantörsregiser från Visma) eller välja Ny om det är en helt ny leverantör som inte finns sedan tidigare.

Nästa lediga Levnr är då förvalt, fyll minst i fältet för Namn för att Spara den nya leverantören.

Om fakturan istället har en QR-kod som tolkats, så hämtar programmet in de uppgifterna till respektive fält och leverantören väljs automatiskt. Kontrollera gärna att uppgifterna i alla fält är korrekta och att ingen uppgift saknas.

Mer informatiorn finns i artikeln QR-kod.

Om det finns användare förvalda att godkänna/attestera på leverantören, så anges dessa automatiskt i respektive fält. Programmet tar samtidigt bort det eventuellt generalla förvalet för vilka användare som valts att godkänna/attestera samtliga fakturor.

När leverantören är vald förflyttas markören automatiskt till fältet Faktura Nr och samtidigt blir de övriga fälten aktiva.

Om det finns en notering gjord på leverantören så visas en markering i fliken Leverantör.

Fakturanumret ska vara specifikt för fakturan, i annat fall kommer programmet att varna om man anger samma fakturanummer igen på fakturor från just den leverantören. Man kan bortse från varningen och låta angivet fakturanummer ligga kvar.

Ett återkommande fakturanummer anges i rött, både inne på fakturan och i listläget. Observera att en röd post i listläget och där raden samtidigt markeras, blir i svart text.

Har man en återkommande avisering med samma fakturanummer så kan man ange ett tillägg i fakturanumret, t.ex. årtal och månad som särskiljer fakturorna åt. I vissa affärssystem kan man sedan ändra till det korrekta fakturanumret så att det stämmer med betalfilen när fakturan ska skickas för betalning. Kontrollera vad som gäller för just det affärssystem ni använder.

Det bästa är att trycka på Enter för att förflytta sig till nästa fält, i detta fall OCR. Om fakturanumret är ett möjligt OCR-nummer så anges det automatiskt och man kan bara trycka Enter för att komma vidare. Oftast behövs inte OCR-nummer men vill man ange det eller ändra så går det bra.

Nästa steg är att ange fakturans totalbelopp, momsen räknas ut automatiskt när man trycker på Enter efter att man matat in fakturabeloppet. Momsen räknas ut efter den momssats som angetts under Inställningar -> Egenskaper. Vill man ange ett annat momsbelopp, vid t.ex. annan öresavrundning på fakturan, så är det bara att ändra. Tryck Enter för att komma vidare till datumfälten.

Föreslagna datum anges automatiskt beroende på de inställningar man gjort.

Fakturadatumet kan anges framåt eller bakåt i tiden men om det är utanför datumkontrollen, som angetts under Inställningar -> Egenskaper, får man en varning men det valda datumet kan ändå accepteras.

Det är fakturadatumet som styr vilket bokföringsår fakturan hör till och vilka konton man kan använda vid konteringen.

Tryck Enter för att förflytta markören till förfallodatum.

I och med val av leverantör på fakturan så har programmet satt förfallodatum efter det betalningsvillkor som finns på leverantören inne i Visma. Det går naturligtvis att ändra förfallodatum på den enskilda fakturan utan att det påverkar betalningsvillkoret på leverantören i Visma. Tryck Enter igen.

Markören hamnar nu i fältet för Projekt eller i Konteringsfältet beoende på vilken tab-ordning man valt. Tab-ordningen ställs in genom att högerklicka i det tomma utrymmet till höger.

Välj Tab-ordning och något av alternativen:

Förfallodatum -> Kontering

Förfallodatum -> Projekt.

Dessa listor fungerar på samma sätt som alla listor i programmet. Det finns ett sökfält och en möjlighet att uppdatera respektive lista.

Man väljer projekt eller resultatenhet genom att söka på nummer eller benämning.

Om man kopplat sitt Visma Compact till SWINX ScanLev motsvarar dessa fält Objekt 1 och Objekt 2.

Väljer man projekt och/eller resultatenhet här så kommer det med på samtliga konteringsrader när man sen konterar fakturan. Detta underlättar en kontering med många rader och där samma projekt och/eller resultatenhet ska anges på varje rad. Undantag är om man väljer en konteringsmall (eller har en förvald mall på leverantören), då får man kontera fakturan först och sen ange projekt och/eller resultatenhet här.

Om den användare som registrerar fakturan, har ett projekt förvalt på sitt användar-ID, så kommer förvalt projekt automatiskt med både här i fältet och på varje konteringsrad. Detta gäller bara vid registrering av fakturor och inte om användaren gör ändringar på en faktura, godkänner eller attesterar.

Tryck Enter för att komma vidare till nästa fält, det är antingen till val av godkännare eller till konteringsfältet. Det går inte att kontera en faktura innan man valt minst en användare i fälten för Godkänna och Attestera.

För att komma till rutorna och fälten för Kredit, Diskretion, Valuta eller det frivilliga referensfältet, så måste man markera i respektive ruta/fält.

Här har man möjlighet att välja, lägga till eller ändra förvalda användare för godkännande och attest. Alla aktiva användare kan väljas till att godkänna alla fakturor. För att attestera fakturor så krävs ett attesträttsbelopp på användaren och fakturans totalbelopp får inte överstiga attesträttsbeloppet. Är det fakturor i annan valuta så är det ändå det angivna totalbeloppet som gäller, även om beloppet omräknat i SEK överstiger attesträttsbeloppet.

Automatisk attest. Man kan ställa in så att samtliga fakturor alltid blir godkänd och attesterad av den som registrerar och sparar fakturan. Välj Automatisk attest under Inställningar -> Egenskaper i menyn.

Generellt förvalda godkännare och attesterare. Under Inställningar -> Egenskaper i menyn kan man ställa in ett generellt förslag på ett förval som gäller för samtliga fakturor.

Förvalda godkännare och attesterare per leverantör, projekt eller resultatenhet. Om man har både ett generellt förval och förval på en leverantör så kommer leverantörens förval gälla. Förval på projekt och/eller resultatenhet  läggs till på de val som redan finns, under förutsättning att projekt/resultatenhet anges uppe i registreringsfälten.

Ändra förvalda genom att lägga till eller ta bort. Det går att lägga till användare eller ta bort förvalda användare specifikt för fakturan. Det kan göras här vid fakturans registrering eller senare under bearbetningen. Har man inte gjort några förval så väljer man användare till att godkänna och attestera varje faktura.

Det går att godkänna eller attestera en faktura, även om man inte är vald till det, men man kan inte godkänna eller attestera istället för en annan användare. Man måste i så fall ändra på valda användare och "byta ut" dessa.

Alla valda användare visas i listlägena i respektive kolumn. Är det användare som ska godkänna fakturan så visas de i kolumnen Godkänna med fet text. Om fakturan i stället redan är godkänd och ska attesteras, så visas användarna i fet text och i kolumnen Attestera. Bilden visar ett urklipp från listläge. Faktura med status Registrerad eller Delgodkänd måste först godkännas av valda användare innan den kan gå vidare till användarna som ska attestera.

Om man väljer flera användare till att godkänna och/eller attestera så distribueras fakturan samtidigt till de användare som ska godkänna fakturan.

När den första användaren godkänner fakturan, ändrar fakturan status till Delgodkänd. När fakturan godkänts av samtliga så ändras statusen till Godkänd.

Samtidigt distirbueras fakturan till de som ska attestera fakturan. På samma sätt så blir fakturan delattesterad tills dess att alla valda användare attesterat.

Fakturan ändrar på nytt status till Klar eller Attesterad (i det fall fakturan saknar kontering eller att konteringen inte balanserar).

En faktura som ligger för bearbetning (godkännande eller attest), finns i mappen Distribuerade.

När den både godkänts och attesterats flyttas fakturan till mappen Attesterat (oavsett om statusen är Klar eller Attesterad).

En kreditfaktura ska markeras i avsedd ruta. I annat fall så överförs fakturan som en debetfaktura och det kan man sen inte ändra i affärssystemet.

När man bockar i rutan Kredit så kommer det fram ett nytt fält där man kan välja om krediten ska avse en specifik debetfaktura. Läs mer om detta i hjälpavsnittet Kreditfaktura.

Vill man använda ett extra referensfält ställs det in under Inställningar -> Egenskaper i menyn.

I exemplet har vi valt att ha Ankomstdatum som benämning. Fältet finns även som en egen kolumn i de olika listlägena.

Har man valt Diskretion på leverantören så markeras rutan automatiskt vid valet av leverantör. Det går även att välja Diskretion på en enskild faktura.

Mer information finns i avsnittet Diskretion.

Markera Använd valuta under Inställningar -> Egenskaper. På så sätt blir fälten för valtua och kurs synligt bland registreringsfälten.

Aktuell kurs och valuta hämtas och uppdateras från affärssystemets företagsinställningar samt om det finns valutor inställda på leverantörerna.

Välj valuta om det inte redan är förvalt på leverantören och ev. ändra kursen. Klicka på knappen Uppdatera för att hämta aktuella kurser från affärssystemet.

Mer information finns i avsnittet Valuta.

Kontera fakturan som vanligt. Totalbeloppet är det belopp som angetts på fakturan, i detta exempel är fakturan på 50 GBP och kursen är 14,2500.

På konteringsraden anges beloppet i fakturans valuta. I kolumnen Debet är beloppet omräknat till SEK.