SWINX ScanLev Användarhandbok

 

När man väljer tilläggsmodulen Tolkning i licensen så underlättar det fakturahanteringen avsevärt. Man importerar fakturorna till SWINX ScanLev och fakturorna kan många gånger distribueras ut till användarna direkt för godkännande och attest.

Mer information om tjänsten tolkning och de olika tolkningslösningarna finns här.

 

Varje tolkad faktura består av en PDF-fil och en XML-fil, båda filerna importeras till programmet. XML-filen innehåller fakturans specifika uppgifter, d v s de uppgifter som behövs vid en fakturas registrering. Vid tolkning så hämtar programmet dessa uppgifterna från XML-filen och lägger in de automatiskt. På så sätt behöver man inte själv mata in uppgifter som leverantör, fakturanummer, belopp och datum.

 

För att importera tolkade fakturor, välj Fakturaflöde -> Importerade och sen Importera.

 

 

 

Välj Ja för att hämta från Internet.

 

OBS! Gäller ej import från Visma Autoinvoice, då väljer man alternativet Nej istället.

 

 

 

Det antal fakturor som finns att importera visas och man bekräftar det med att välja Ja. Notera gärna antalet fakturor som ska importeras, för det är det antal fakturor som man hämtar och som sen visas i listan över importerade fakturor.

 

 

 

Har man importerat fakturor tidigare och som inte distribuerats innan nästa importtillfälle, så kommer de nyss importerade fakturorna att läggas till i mappen Importerade.

Beroende på vilka förval man ställt in så kan fakturorna konteras eller kontrolleras, innan de distribueras till användarna för godkännande och attest.

 

Är alla fakturor redo för att distribueras direkt efter importen, så kan man markera alla rader (bocka i rutan) och välja Distribuera direkt här i listläget.

I detta exempel har fakturan fått status Kontering vid importen eftersom det är användare förvalt att godkänna och attestera men att konteringen saknas.

 

 

 

Har man importerat flera fakturor så kan man öppna varje fakura för kontroll och distribuera dom en och en. Alternativt gå igenom alla fakturor och sen tillbaka ute i listläget, välja att Distribuera alla samtidigt.

Det finns även en inställning så att en importerad faktura distribueras automatiskt, när fakturan sparas.

 

 

 

En importerad och distribuerad faktura ska nu bearbetas enligt normala rutiner, precis på samma sätt som när man registrerat fakturan manuellt. Se nästa avsnitt Bearbeta.

Mer information om de olika fälten finns beskrivna under kapitlet Specialfunktioner.