SWINX ScanLev Användarhandbok

 

Om man registrerat en faktura som av någon anledning inte ska bearbetas vidare för tillfället, så kan man sätta fakturan till status Vilande.

Det kan t.ex. gälla en faktura där man inväntar en kredit eller att man behöver kontrollera fakturan lite extra.

 

Valet Vilande finns i statusfältet på fakturan. Man kan sätta en faktura till Vilande ända fram till den ska överföras till affärssystemet, därefter är den överförda fakturan låst för redigering. Kontakta supporten på Supporten på SWINX om ni upptäckt ett fel på en överförd faktura.

 

För att ändra fakturans status, klicka i Vilande och Spara fakturan.

I detta exempel följer vi faktura med Löpnr 1800 som har status Registrerad. Det är användaren HB som ska godkänna fakturan, men som istället väljer att sätta fakturan till Vilande.

 

 

Väljer man att sätta fakturan som vilande är det en bra idé att samtidigt skriva in anledningen under fliken Notering (eller sätta på en notis) så att övriga användare snabbt kan få en uppfattning om anledningen till att fakturan är vilande.

 

Användaren som sätter fakturan till Vilande ser nu istället fakturan i sin egen mapp Vilande under Mina fakturor. Om det är flera användare som ska godkänna fakturan så är inte fakturan längre tillgänglig hos användarna förrän fakturan är återställd och aktiv igen. Samma gäller för en faktura som ska attesteras.

 

 

 

 

Fakturan finns åtkomlig för övriga användare i mapparna Distribuerade och Alla fakturor, beroende på användarnas behörigheter och vad de kan se i programmet.

Precis som på andra fakturor så ser man all den information som registrerats samt en eventuell kontering. Det är ingen skillnad på en Vilande faktura, den enda skillnaden är statusen på fakturan.

Under fliken Spårning finns information om vem som satt fakturan till Vilande.

 

       

 

 

När fakturan är genomgången och det åter är dags att bearbeta den (godkänna och attestera), så måste fakturan först återställas. I detta exempel är det användaren HB som även återställer fakturan och användaren har fakturan i sin Vilande-mapp.

 

Öppna fakturan, välj Återställ och sen Spara.

 

 

 

Fakturan blir nu aktiv i systemet igen och ligger åter hos användaren HB för godkännande samt hos de andra användare som ska godkänna fakturan. Användaren HB måste alltså godkänna fakturan efter att den återställts, undantaget är om HB inte ska godkänna fakturan utan då tar bort sitt användar-ID i fältet för valda godkännare.

 

Så här ser det nu ut i Attestera-mappen hos användaren HB. Fakturan är även synlig i de andra valda användarnas Attestera-mapp men då tillsammans med de fakturor som de ska bearbeta.

 

 

 

Går man in på fakturan så är statusen ändrad till Registrerad, dvs den status fakturan hade innan den sattes till Vilande. Fliken Spårning visar att fakturan varit Vilande och återställts samt av vem.

 

       

 

 

Vi låter nu ovan faktura i exemplet godkännas av de valda användarna för att sen skickas vidare för attest.

Efter att fakturan godkänts så ska den attesteras av användaren MO som väljer att sätta fakturan till Vilande ännu en gång. Fliken Spårning visar fortfarande hela historiken.

 

       

 

 

Men nu vill istället användaren AS återställa fakturan, alltså inte den användare som senast satt fakturan till Vilande.

Fakturan finns ju tillgänglig i mapparna Distribuerade och Alla fakturor för övriga användare som har behörighet att se dessa fakturor.

 

       

 

 

Fakturan är återställd från Vilande och har fått tillbaka statusen Godkänd, som den hade innan. Användarna ska nu attestera fakturan precis som vanligt.

 

När man sätter en faktura till Vilande och sen återställer den så ser man att informationen under fliken Spårning ändras. Jämför med ovan bild från fliken Spårning.

 

•Status till Vilande - en användare har satt fakturan till Vilande (användare MO).

•Återfört från Vilande - när en användare (användare AS) återställer fakturan, så byts typen på den användare (användare MO) som satt fakturan till Vilande.

•Tidigare Vilande - en användare (användare AS) har återställt fakturan.