SWINX ScanLev Användarhandbok

 

Om man registrerat en faktura och sedan gör bedömningen att den är felaktig och inte ska bokföras eller betalas, så kan man makulera fakturan.

 

Valet Makulerad finns i statusfältet på fakturan och man kan makulera en faktura ända fram till att fakuran ska överföras till affärssystemet, därefter är den överförda fakturan låst för redigering. Kontakta supporten på Supporten på SWINX om ni upptäckt ett fel på en överförd faktura och vill makulera den.

 

För att makulera en faktura går man in på fakturan och klickar i Makulerad som finns i statusfältet, därefter väljer man Spara.

I detta exempel följer vi faktura med Löpnr 1836 som har status Registrerad. Det är användaren HB som ska godkänna fakturan, men som istället väljer att makulera den.

 

 

 

Väljer man att makulera en faktura så är det en bra idé att samtidigt skriva in anledningen under fliken Notering (eller sätta på en notis), så att övriga användare snabbt kan få en uppfattning om anledningen till att fakturan makulerats.

 

Fakturan ligger nu i mappen Alla fakturor, med statusen Makulerad och raden är i ljusgrå text. Om man inte kan se makulerade fakturor i Alla fakturor-mappen så beror det på att man gjort ett urval, se avsnittet Hitta.

 

 

 

Precis som på andra fakturor så ser man all den information som tidigare registrerats samt en eventuell kontering. Det är ingen skillnad på en Makulerad faktura, den enda skillnaden är statusen på fakturan.

Under fliken Spårning finns information om vem som makulerat fakturan.

 

       

 

 

Om man av misstag har makulerat en faktura så går det att återställa den genom att klicka i Återställ i statusfältet och sen välja Spara.

 

 

 

När en faktura återställs får den statusen den hade innan och man kan fortsätta bearbeta fakturan, precis som med övriga fakturor i systemet.

 

 

 

Går man in på fakturan så är statusen ändrad till Registrerad, dvs den status fakturan hade innan den blev Makulerad. Fliken Spårning visar att fakturan varit Makulerad och återställts samt av vem.

 

                 

 

Vi låter nu ovan faktura i exemplet godkännas av de valda användarna för att skickas vidare för attest.

Efter att fakturan godkänts så ska den attesteras av användaren SL som väljer att makulera fakturan ännu en gång. Fliken Spårning visar fortfarande hela historiken.

 

                 

 

 

Men nu vill istället användaren MO återställa fakturan, alltså inte den användare som senast makulerat fakturan.

Fakturan finns ju tillgänglig i mappen Alla fakturor och kan ses av alla användare som har behörigheten att se alla fakuror.

 

       

 

 

Fakturan är återställd från Makulerad och har fått tillbaka statusen Godkänd, som den hade innan. Användarna ska nu attestera fakturan precis som vanligt.

 

När man makulerar en faktura och sen återställer den så ser man att informationen under fliken Spårning ändras. Jämför med ovan bild från fliken Spårning.

 

•Makulerad - en användare har makulerat fakturan (användare SL).

•Återfört från makulerat - en användare (användare MO) har återställt fakturan.

•Tidigare makulerat - när en användare (användare MO) återställer fakturan, så byts typen på den användare (användare SL) som makulerade fakturan.