SWINX ScanLev Användarhandbok

 

När fakturorna behandlats klart i SWINX ScanLev ska de föras över till affärssystemet.

SWINX ScanLev kan kopplas mot ett antal olika system och beroende på vilket system man är kopplad till, så ser inställningarna lite olika ut. Se flikarna här till vänster i menyn, om vad som gäller för det affärssystem som ni använder.

 

Oavsett vilket affärssystem man använder så är det här, under Inställningar -> Visma, som man uppdaterar och importerar konton, leverantörer, nytt bokföringsår etc.,  från affärssystemet till SWINX ScanLev. Det går även att uppdatera varje register i respektive lista, men då är det bara just det registret som uppdateras.

 

 

Nummerserier

 

Vi rekommenderar även att man, om det är möjligt, ställer in nummerserien på leverantörsfakturorna i sitt affärssystem, så att den består av minst 5 siffror, dvs lägst 10000.

Nummerserien ska inte börja på ett lägre nummer än vad den sista leverantörsfakturan har, i Visma sedan tidigare.

 

När en faktura överförs får den ett löpnummer inne i Visma och det numret kan man även se i SWINX ScanLev men då som Dok Nr. Så på en överförd faktura i SWINX ScanLev finns både Löp nr (vår egen nummerserie) och Dok Nr.

 

Så här ser det ut i SWINX ScanLev. Fakturan har löp nr 1579. När den överfördes till Visma så uppdaterades fakturan med dok nr 42287, vilket också är det nummer som fakturan fått i Visma.

 

 

Här ser man istället fakturan i listläget och då finns Löp Nr och Dok Nr som egna kolumner.

 

 

 

Kolumnen Dok Nr i SWINX ScanLev är i alfanumerisk ordning. Det betyder att de visas i ordningen 1, 11, 111, 111, 2, 200, 21 osv. Så om man börjar nummerserien i Visma på t ex 1 så kommer man aldrig kunna sortera fakturorna inne i SWINX ScanLev, i den faktiska dokumentnummer-ordningen.

I listläget kan man också söka efter en faktura med t ex ett visst Löp Nr eller Dok Nr. Det finns även andra bra sökfunktioner i programmet, se i avsnittet Hitta.

 

Vårt Löp Nr i SWINX ScanLev börjar på 1 och den nummerserien kan man inte ändra.

 

 

Konton

 

När man registrerar fakturor i SWINX ScanLev så finns två fält avsedda för fakturans totalbelopp (lev skuld) och momsbelopp (ingående moms).

Kontona som används när man anger ett belopp i något av fälten är förvalda och hämtas automatiskt från affärssystemet. I Visma Administration finns de angivna under Arkiv -> Företagsinställningar -> Företag -> Kontonummer. För mer information om valda konton och kontoplan hänvisas till respektive affärssystems support/hjälp.

 

Om man ändrar kontona i affärssystemet måste man uppdatera det i SWINX ScanLev, vilket görs i SWINX ScanLev under Inställningar -> Visma Administration (eller det affärssystem man har programmet kopplat till).