SWINX ScanLev Användarhandbok

Ibland vill man göra en tydlig intern anmärkning på en faktura som ska uppmärksammas av de andra användarna.

Genom att använda en Notis som finns i SWINX ScanLev får man en tydlig och redigerbar anteckning i form av en gul notislapp mitt på fakturabilden.

Notisen följer med fakturan under bearbetningen och ligger kvar även efter att fakturan har överförts till affärssystemet.

Man skapar en Notis genom att klicka på Notis-ikonen uppe i verktygsfältet ovanför fakturabilden.

Skriv gärna en signatur tillsammans med anteckningen eftersom en Notis inte är spårbar. Förslagsvis använder man sitt användar-ID som signatur, då det är lätt att känna igen för övriga användare. Glöm inte att Spara fakturan efteråt.

Nu visas en gul notislapp mitt på fakturabilden, med den anteckning som nyss skapats. Varje användare som öppnar fakturan, får automatiskt upp notisen mitt på fakturabilden.

I de olika listorna finns nu även en ikon i kolumnen Notering som talar om att det finns en notis på fakturan.

Klicka på notisen och flytta runt den, genom hålla ner vänster musknapp och dra den runt över fakturabilden. Man kan även klicka på punkterna i kanten och dra ut eller ihop för att justera storleken på notisen.

Det går bara att ha en notis per faktura och vill man ha flera anteckningar så får man komplettera på den befintliga notisen.

Dubbelklicka på notisen och lägg till en anteckning. Välj OK och glöm inte att Spara ändringen på fakturan.

Notisen ligger kvar på fakturabilden i SWINX ScanLev efter att den överförts men notisen följer inte med fakturans uppgifter vid överföringen till Visma. Om man öppnar fakturabilden från Visma via Viewern så ser man bilden med notisen. Mer information om fakturaviewern finns här.

Om Notisen inte behövs mer så kan man radera den genom att klicka på papperskorgen uppe i verktygsfältet. Spara sedan fakturan. Det går att radera notisen även efter att fakturan har överförts till Visma.

En raderad notis kan inte återskapas!

De flesta fakturor som kommer till ett företag är helt "normala" och flyter snabbt igenom hantering och administration. Men det finns alltid en del fakturor som det finns anledning att kontrollera och undersöka närmare. Vid dessa tillfällen är det bra att använda sig av funktionen Noteringar som nås från en egen flik inne på fakturan. Därigenom dokumenteras på ett enkelt sätt t ex vad som skett, vem som haft synpunkter och vad som i övrigt kan vara viktigt att notera angående fakturan. Noteringar är permanenta, de kan inte ändras eller tas bort i efterhand!

Man skapar ett noteringsärende genom att klicka på fliken Notering, klickar på Ny, skriver en rubrik i fältet Ärende och sen en anteckning i avsedd ruta. Välj Ok och sen Spara. När ärendet har skapats visas en liten ikon i fliken Noteringar.

I de olika listorna finns nu även en ikon i kolumnen Notering som talar om att det finns en Notering på fakturan.

Visa den eller de noteringar som finns genom att klicka på rubriken i ett ärende. I fältet visas den anteckning som gjorts. Man ser vilken användare som skapat noteringen och när det gjordes.

För att lägga till en anteckning så dubbelklickar man på ärenderaden.

Alla anteckningar som gjorts i ett ärende visas i det undre fältet.

De ärenden som skapats visas i en lista. Man klickar på ärenderubrikerna för att visa de anteckningar som gjorts på respektive ärende.

Noteringarna finns kvar på fakturan i SWINX ScanLev efter att den överförts. Om man öppnar fakturan från Visma via Viewern så ser man noteringarna under fliken Spårning. Mer information om fakturaviewern finns här.

Man kan komplettera noteringarna i SWINX ScanLev även om fakturan har överförts till affärssystemet. Glöm inte att Spara fakturan i så fall.