SWINX ScanLev Användarhandbok

Man kan ange ett projekt eller RE i huvudet och som då automatiskt läggs till på samtliga konteringsrader...

... eller så anger man olika projekt/RE på radnivå nere i konteringsfältet.

Här visar vi hur det ser ut om man anger projekt/RE i huvudet alternativt på radnivå nere i konteringsfältet och där man har förvalda användare som ska godkänna/attestera .

Tänk på att en användare som är förvald på ett projekt eller RE och som normalt inte har behörighet att se fakturor märkta med diskretion, nu kommer att undantas från diskretionen på dessa fakturor!

Första exemplet är med ett projekt valt i huvudet. De förvalda användarna på projektet läggs till automatiskt för att godkänna och/eller attestera.

Finns det redan förvalda användare som ska godkänna/attestera samtliga fakturor, så fylls projektets förvalda användare på i fälten för Godkänna/Attest.

Bilden visar när användarna EE och HB är förvalda till att godkänna/attestera samtliga fakturor och där SL och GHY är förvalda på projektet. Projektet har angetts i huvudet.

Det blir på samma sätt om man istället anger projekt/RE på en konteringsrad, projektets förvalda användare SL och GHY läggs till automatiskt, vartefter man konterar.

Det är fortfarande EE och HB som är förvalda på samtliga fakturor.

Fortsätter man att kontera på annat projekt/RE så fylls fälten på om det finns förvalda användare.

I exemplet lägger vi till en RE som har förvalda användare AS och TP.

Vi rekommenderar att man alltid ser över fälten med valda användare innan man sparar fakturan.

Det går naturligtvis att redigera de valda användarna. Vill man ta bort en användare placeras markören i fältet, precis före eller efter användarens ID, tryck på tangenterna Delete eller Backsteg.

För att lägga till ytterligare användare (som inte har med något projekt/RE att göra) så skriv bara in användarens ID eller klicka på pilen till höger om fältet för att öppna listan med valbara användare.

Man kan i efterhand välja att lägga till och/eller ta bort projekt/RE, både i huvudet och på konteringsraderna.

Observera att ändringar i huvudet inte alltid slår igenom nere på konteringsraderna. Vid ändring så måste man därför gå igenom konteringsraderna och fälten med de valda användarna.

T ex om man haft ett projekt/RE som tas bort i huvudet, så måste man ta bort projektet/REn nere på konteringsraderna. Man måste även ta bort dess förvalda användare i fältena för Godkänna och Attest.

Förvalda användare läggs till automatiskt i fälten för Godkänna och Attest, men man måste manuellt ta bort dom.

Bildexemplen visar att man först valt ett projekt i huvudet...

... och sen har fakturan ändrats. Man har tagit bort projektet och lagt till en RE istället.

Det borttagna projektet (300) ligger kvar på alla konteringsraderna, likaså projektets förvalda användare (SL och GHY).

Den tillagda resultatenhetens (31) förvalda användare (AS och TP) har lagts till att godkänna och attestera.

Vill man byta projekt/RE på hela fakturan eller ändra till radnivå (och tvärtom) så måste man alltså kontrollera samtliga konteringsrader och rensa bort projekt/RE och dess valda användare (de som har med projektet/REn att göra och som nu inte ska godkänna/attestera).

Kom ihåg att Spara fakturan efter ändringarna.

Om man arbetar med projekt och vill ha möjlighet att söka bland fakturor på respektive projekt, så ska man ange detta under Inställningar -> Egenskaper genom att bocka i avsedd urvalsruta.

Programmet måste startas om för att ändringen ska gå igenom.

Samtidigt visas listan för Projekt som en undermapp till mappen Alla fakturor.

Samma sak gäller om man avmarkerar urvalsrutan. Programmet måste startas om och undermappen Projekt kommer inte längre visas.

För att se de fakturor som är konterade på de olika projekten, klicka på Projekt under Alla fakturor.

Listan med aktiva projekt öppnas. Ovanför listan finns knappen Uppdatera där man kan uppdatera projektlistan från sitt Visma.

Bocka ur Endast aktiva för att även se de avslutade projekten.

Kolumnerna Godkänna och Attestera visar de användar-ID som är förvalda att godkänna/attestera på respektive projekt.

Dubbelklicka på ett projekt för att öppna det. Det är nu möjligt att redigera förvalda användare eller för att granska de olika fakturorna som registrerats på projektet.

Som exempel väljer vi att granska projektet 230. Vi ser att användaren PER är förvald att attestera, detta visas även i listläget för projekten.

Det betyder att när en faktura konteras med detta projekt så blir användaren PER, automatiskt vald till att attestera fakturan.

Programmet är inställt på att endast visa fakturor för de senaste 12 månaderna. Klicka på Filtrera för att ändra urval. Det finns en guide lite längre ner som närmare beskriver de urval och utskrifter man kan göra här.

Här finns även kolumnen Värde, vilket visar det specifika beloppet på fakturan med löpnr 2502 och som avser just detta projektet.

Dubbelklicka på vald faktura för att titta närmare på den.

Om man arbetar med RE och vill ha möjlighet att söka bland fakturor på respektive RE, så ska man ange detta under Inställningar -> Egenskaper genom att bocka i avsedd urvalsruta.

Programmet måste startas om för att ändringen ska gå igenom.

Samtidigt visas listan för Resenhet som en undermapp till mappen Alla fakturor.

Samma sak gäller om man avmarkerar urvalsrutan. Programmet måste startas om och undermappen Resenhet kommer inte längre visas.

För att se de fakturor som är konterade på de olika RE, klicka på Resenhet under Alla fakturor.

Listan med aktiva RE för innevarande bokföringsår visas. Ovanför listan finns knappen Uppdatera där man kan uppdatera listan med RE från sitt Visma.

Det går även att visa RE för ett annat år genom att välja annat bokföringsår.

Kolumnerna Godkänna och Attestera visar de användar-ID som är förvalda att godkänna/attestera på respektive RE.

Dubbelklicka på en RE för att öppna den. Det är nu möjligt att redigera förvalda användare eller för att granska de olika fakturorna som registrerats på REn.

Som exempel väljer vi att granska REn 70. Vi ser att användaren BOS är förvald att attestera, detta visas även i listläget för RE.

Det betyder att när en faktura konteras med denna RE så blir användaren BOS, automatiskt vald till att attestera fakturan.

Programmet är inställt på att endast visa fakturor för de senaste 12 månaderna. Klicka på Filtrera för att ändra urval. Det finns en guide lite längre ner som närmare beskriver de urval och utskrifter man kan göra här.

Här finns även kolumnen Värde, vilket visar det specifika beloppet på fakturan med löpnr 2502 och som avser just denna RE.

Dubbelklicka på vald faktura för att titta närmare på den.

För att ange förvalda godkännare och/eller attestörer går man in på projektet/REn och anger dessa i nedan markerade fält.

Vid val av attestör, tänk på att en användare inte kan attestera fakturor på högre belopp än vad som angetts som högsta attesträttsbelopp på användaren. Attesträttsbeloppet anges på respektive användare under Inställningar -> Användare. För den som ska godkänna finns inget attesträttsbelopp.

Det går att välja en eller flera användare i respektive fält. Precis som vid andra val av användare så måste samtliga valda godkänna/attestera de fakturor som i fortsättningen konteras med projektet/REn. Det går att redigera valda användare på fakturorna i efterhand.

Tänk på att en användare som är förvald på ett projekt eller RE och som normalt inte har behörighet att se fakturor märkta med diskretion, nu kommer att undantas från diskretionen!

I respektive lista för projekt/RE kan man även filtrera fram fakturor och göra urval, för t ex en viss period eller en leverantör. I guiden visas exempel från projektlistan, men RE-listan fungerar på samma sätt.

Gudien visar kortfattat de vanligaste urvalen man kan göra. En utförlig guide finns under avsnittet Arbetsgång och artikeln Hitta.

Standarden i programmet är att visa fakturor för de senaste 12 månaderna. För att ändra urval, klicka på Filtrera högst upp så visas en meny till höger.

Här kan man välja att visa fakturor med viss status, ett fakturadatum alt fakturadatum-intervall, en period eller antal.

Vill man istället se samtliga fakturor i systemet så väljer man Återställ.

Klicka sen på Filtrera-knappen för att aktivera det/de urval som gjorts. Det går även att spara urvalen för en period eller antal till nästa gång man loggar in i programmet, genom att klicka på Spara-disketten.

Tänk på att det sparade urvalet anpassar sig till dagens datum och antalet fakturor som fylls på i programmet.

Vill man specificera och göra fler urval så gör man det i de kolumner som finns i listan.

Anpassa kolumnerna och visa fakturorna i en viss ordning genom att klicka i en kolumns rubrikfält, den svarta pilen visar om kolumnen är i fallande eller stigande ordning. Klicka på pilen för att vända ordning. 

I varje kolumn finns ett sökfält där man kan söka på en kombination av tecken (i början, mitten eller slutet) alternativt ett fakturadatum eller belopp. Fälten som avser siffror kräver ett exakt belopp eller specifikt datum för att visa de poster med just det beloppet eller datumet.

Varje kolumns rubrikfält visar också en tratt när man för muspekaren över de olika rubrikerna. Klicka på tratten för att välja en eller flera alternativ inom respektive kolumn.

T ex i kolumnen för Leverantörsnamn så kan man välja att visa fakturor från en viss alternativt flera leverantörer. Listan visar samtliga leverantörer som finns tillgängliga enligt den eventuella filtrering man gjort.

I exemplet vill man bara visa fakturor från en viss leverantör.

Urvalet visas i listan direkt.

Klicka i annat rubrikfält för att sortera fakturorna i annan ordning eller för att göra ytterligare urval.

Listans fakturors bilder kan nu skrivas ut till en pdf. Det går även att spara listan i Excel. Se nästa artikel. 

Den lista man har framför sig på skärmen (med eller utan filtrering och urval) går bra att skriva ut till Excel. Likaså kan man spara ner fakturornas bilder till en samlad pdf.

Högerklicka mitt i listan och välj Exportera eller Spara som Excel. Vill man inte ha med hela listan måste man först filtrera och/eller göra ett urval.

För att spara ner fakturabilderna till en samlad pdf så markerar man önskade rader i listan och väljer Skriv och Spara som pdf.