SWINX ScanLev Användarhandbok
Efter att man skannat och importerat är nästa steg att börja registrera fakturorna. Har ni precis importerat fakturor befinner ni er redan under Ej registrerade och fortsätter därifrån. Miniatyrer av de fakturor som är inskannade men ännu ej registrerade, visas på skärmen.
I detta moment handlar det om att koppla fakturorna till rätt leverantörer i leverantörsregistret, registrera grundinformation som datum och belopp. Dessutom kan man kontera och attestera fakturorna redan i detta läge om så önskas. Men oftast kommer dessa åtgärder senare i händelsekedjan. Här beskrivs hur registreringen går till samt förslag på inställningar och funktioner som kan användas vid fakturaregistreringen.
Man kan alltid ångra en ej färdig registrerad faktura och avbryta registreringen, bilden läggs då tillbaka till ej registrerade bilder. De bilder som inte registrerats, ligger kvar och när man importerar nästa gång fylls mappen Ej registrerade på med de nya importerade bilderna.
1) Välj fakturabild. Dubbelklicka på valfri miniatyrbild. Det går också att markera flera bilder genom att hålla ner Ctrl-tangenten och klicka på flera miniatyrbilder som hör samman och sen välja Registrera.
Nedan ser man ursprungsbilden som man först kommer till och det är här man registrerar fakturans detaljer. Det är också denna bild man alltid återkommer till när man vill titta närmare på en faktura. Se även avsnittet om Specialfunktioner.
Till en början ser man minityrbilder av fakturans alla sidor, under förutsättning att de finns i samma fakturafil eller att man kopplat ihop flera bilder till en faktura vid registreringen. Klicka på valfri minitarybild som då visas i ett större format vid sidan om, kallat fakturabild. När man väljer att registrera en faktura får den automatiskt ett löpnummer från SWINX ScanLev. Har man svårt att tyda informationen på fakturabilden eller behöver justera bilden på annat sätt, använd verktygsfältet ovanför fakturabilden. Läs mer om verktygsfältet här.
2) Koppla fakturan till rätt leverantör. Det första man gör är att välja leverantör för fakturan genom att mata in siffror eller bokstäver från leverantörens id eller namn. En dialogruta öppnas och man dubbelklickar på raden för leverantören eller trycker på Enter för att markerad leverantör ska anges i avsett fält. Dialogrutan består av kolumner som kan markeras (en liten svart pil visas till höger i rubrikfältet), när man matar in siffor eller bokstäver söker programmet efter en leverantör som motsvarar de inmatade tecknen. Klicka i ett annat rubrikfält för att byta sökordning. Läs mer om sökfunktionen här. Kan man inte finna leverantören måste listan med leverantörer uppdateras från affärssystemet, läs om det här. När man valt leverantör låses de övriga fälten i registreringsbilden upp. Förflyttning till nästa fält sker enklast genom att trycka på Enter. Man hamnar då i fältet Faktura Nr.
3) Mata in fakturanummer. Tänk på att ett fakturanummer bara kan anges en gång per leverantör. Har man en återkommande avisering med samma fakturanummer så måste man ange ett tillägg i fakturanumret, t.ex. årtal och månad som särskiljer fakturorna åt. I affärssystemet kan man sedan ändra till det korrekta fakturanumret så att det stämmer med betalfilen när man ska betala fakturan. Fortsätt mata in resterande uppgifter, använd tangenten Enter för att snabbt komma till nästa fält.
4) Fakturabelopp och moms. Ange fakturans totalbelopp, momsen räknas ut automatiskt när man trycker på Enter efter att ha matat in fakturabeloppet. Momsen räknas ut efter den momssats som angetts under Inställningar -> Egenskaper i menyn. Vill man ange ett annat momsbelopp, vid t.ex. annan öresavrundning på fakturan, så är det bara att ändra beloppet här vid registreringstillfället. Har man inköp från EU-land eller använder omvänd byggmoms, kan man använda sig av en konteringsmall för att få fakturan konterad med rätt moms. Man kan även ta bort momsbeloppet helt och hållet. Se mer om det under Konteringsmallar.
5) Fakturadatum och förfallodatum. Dessa anges automatiskt men kan ändras vid behov. Fakturadatumet kan anges framåt eller bakåt i tiden men anger man ett datum utanför datumkontrollen, som angetts under Inställningar -> Egenskaper, får man en varning men det valda datumet registreras.
4) Projekt och Resultatenhet. Vill man att hela fakturan ska kopplas mot ett projekt eller resultatenhet väljer man något av de här uppe i registreringsfältet, annars per konteringsrad senare. Man väljer projekt och resultatenhet som när man valde leverantör. Man kan söka på nummer (kan innehålla både bokstäver och siffror) eller benämning. Precis som med leverantörerna så måste projekten och resultatenheterna finnas upplagda i affärssystemet. Om man kopplat sitt Visma Compact till SWINX ScanLev motsvarar dessa fält Objekt 1 och Objekt 2 i Visma Compact.
5) Kurs & Valuta. Ska fakturan registreras i annan valuta än SEK, måste man först markera Använd valuta under Inställningar -> Egenskaper som i menyn. Vid markering blir fältet Kurs synligt i registreringsfältet. Aktuell kurs och valuta hämtas och uppdateras från affärssystemet men man kan också ange annan valutakurs vid registrering av fakturan. I exemplet nedan registreras fakturan i EUR och den kursen som hämtats från affärssystemet. Vill man uppdatera kursen från affärssystemet klickar man på Uppdatera.
5) Kreditfaktura. Har man en kreditfaktura måste man markera i rutan Kredit, i annat fall registreras och överförs fakturan som en debetfaktura. Man kan välja om man vill koppla kreditfakturan till en tidigare registrerad debetfaktura. Genom att börja mata in tecken i fältet så öppnas en lista med fakturor som tidigare registrerats på leverantören och listan visar bl.a. löpnr, fakturanummer och belopp. Läs mer om detta i hjälpavsnittet Kreditfaktura. I exemplet har vi valt att koppla kreditfakturan till en debetfaktura med löpnr 1353, löpnumret är det som sen visas i fältet.
6) Diskretion. Markerar man här blir fakturan synlig för användare som har behörigheten att se fakturor märkta med diskretion. Om man valt diskretion kan alla valda godkännare/attesterare se fakturan även om användarna normalt inte har behörighet för det. Under specialfunktioner kan man läsa mer om Diskretion.
7) Referensfält. Vill man använda ett extra referensfält ställs det in under Inställningar -> Egenskaper i menyn. Det finns utrymme för ett namngivet fält och det är frivilligt att göra en notering i det. I exemplet har vi valt att ha Ankomstdatum som benämning på fältet.
Vid det här laget har man fyllt i alla fält som har med fakturans registrering att göra och fakturan kan sparas innan den går vidare för godkännande, attest och kontering. Det går att spara en påbörjad registrering och återkomma till den senare för att ändra/komplettera fakturans uppgifter eller kontering, bara man inte glömmer att spara fakturan innan man avbryter registreringen och efter man ändrat något.
8) Godkänna och attestera. Här har man möjlighet att välja, lägga till eller ändra förvalda användare för godkännande och attest.
•Automatiskt: man kan ställa in så att fakturorna alltid blir godkända och attesterade vid fakturaregistreringen när man väljer att spara fakturan. Välj i så fall Automatisk attest under Inställningar -> Egenskaper i menyn.
•Förvalda godkännare och attesterare: går att ställa in per leverantör, projekt och resultatenhet under respektive register som nås från menyn. Det går även att göra en generell inställning under Inställningar -> Egenskaper i menyn som gäller för alla fakturor.
•Lägga till/ta bort: vill man lägga till någon eller ta bort en förvald användare specifikt för just denna faktura, kan man göra det här vid fakturans registrering eller senare under bearbetningen. Har man inte inställt för automatisk attest eller förvalda användare kan man alltid ange användarna manuellt.
Man kan alltid godkänna en faktura oavsett attesträtt.
Inställningar
Det finns en del inställningar man kan göra för att underlätta registreringen:
- Genom att högerklicka i det tomma området i registreringsbilden kan man ändra tabordningen för att förflytta sig. Man kan ställa in så att man förflyttas från fältet förfallodatum direkt till konteringsfältet eller välja om man ska gå via projekt och resultatenhet (Objekt 1 och Objekt 2). Det är enklast att alltid trycka Enter för att förflytta sig snabbt mellan fälten men det går lika bra att klicka i valfritt fält.
- Vill man ha listornas olika kolumner i en annan ordning än den som är standard, kan man bara ta tag i respektive kolumnrubrik och dra den till en ny plats. Man kan dock inte ta bort någon kolumn.
- Man kan ställa in ett automatiskt förslag på kostnadskonto direkt på en leverantör, vilket görs i leverantörsregistret som nås från menyn. När man väljer att förflytta sig till konteringsfältet konteras fakturan automatiskt med förvalt konto. Vill man tillfälligt ändra till ett annat konto gör man det i konteringsfältet.
- Man kan använda sig av färdiga konteringsmallar, dels förvalt på leverantören men även vid fakturaregistreringen. Mallarna finns tillgängliga vid fakturaregistreringen och knappen Mall högst upp ovanför registreringsfältet. Se mer om konteringsmallar i ett eget hjälpavsnitt.
Övrigt
- Man kan alltid gå tillbaka till en registrerad faktura (som inte överförts till affärssystemet) och komplettera med uppgifter och kontering, bara man inte glömmer att spara fakturan vid förändringen.
- Fakturan får olika status beroende på var i kedjan den befinner sig. För att fakturan ska kunna överföras till affärssystemet måste den ha statusen Klar, vilket den får när den har registerats, konterats korrekt, godkänts och attesterats.
- Har fakturan en QR-Kod kan man direkt klicka på QR-Kod vid fakturaregisteringen och man får då tillgång till de flesta uppgifter på fakturan. Se mer om funktionen under hjälpavsnittetn om QR-Kod.
