När de skannade fakturorna registrerats eller att de tolkade fakturorna importerats, så är det dags för nästa rutin, att bearbeta fakturorna.
I detta steg handlar det om att kontera, godkänna och attestera, se de olika avsnitten i menyn här till vänster.
En del användare har inte tillgång till Windows-versionen av SWINX ScanLev, så de godkänner och attesterar via mejl eller i SWINX ScanLev ReFlex istället.
Det finns en separat guide för de användare som godkänner eller attesterar via mejl, guiden nås här.
För de användare som loggar in i SWINX ScanLev ReFlex är det en annorlunda layout, även om grundprincipen väldigt mycket liknar Windows-versionen av programmet.
Översikt
Alla fakturor som ligger för bearbetning finns i mappen Distribuerade. Fakturorna kan ha status Registrerad, Delgodkänd, Godkänd, Delattesterad eller Vilande.
Här ser man tydligt vilka användare som ska bearbeta fakturorna just nu, användarna är markerade i fet text i kolumnerna Godkänna och Attestera.
Öppna en faktura för mer detaljerad information. Knappen Påminnelse finns endast tillgänglig för den som har tilläggsmodulen E-post i licensen (se avsnittet E-postattest).
Här finns en kort beskrivning av vad man kan se när man öppnat en faktura. Översiktsbilden är ett standardfönster i programmet och är samma för en faktura som ska registreras, är under bearbetning eller som är överförd till affärssystemet. Det är lättast att titta på statusen på fakturan men man kan även titta på fliken Spårning för att få veta mer om fakturans historik.
Klicka på nedan rubriker för mer information. Stäng informationen genom att klicka på rubriken igen.
1. Återgå till listläge
Man kan alltid gå tillbaka till listläget. Den mapp man befinner sig är markerad i menyn till vänster. Spara fakturan först ifall den redigerats.
|
2. Spara och Avbryt
Om ett fält ändras så aktiveras Spara och Avbryt. Om ändringen är oavsiktlig eller att man ångrar redigeringen, välj Avbryt.
|
3. Vertygsfält
Vill man t ex se fakturabilden i helskärmsläge, spara eller skriva ut bilden så använd ikonerna i verktygsfältet. Verktygsfältet finns ovanför fakturabilden och en beskrivning av ikonerna i verktygsfältet finns här.
|
4. Status
Inne på en fakturan och även i listläget så kan man se vilken status fakturan har. Statusen talar om var fakturan befinner sig nu och vad nästa steg är.
|
5 Löpnr
Varje faktura får ett löpnummer i SWINX ScanLev och det sker automatiskt. Löpnumret finns alltid med på fakturan, även vid överföringen till affärssystemet.
|
6. Flikar
De olika flikarna är tillgängliga på alla fakturor men informationen som visas under respektive flik beror bl a på fakturans status och om det finns information att visa.
Kontering. Standardflik med alla registrerade uppgifter samt konteringsfältet. Det är här man bearbetar fakturan.
Noteringar. Här kan man skapa en notering som följer med fakturan, noteringen kan sen läsas eller kompletteras av andra användare. Noteringen ligger alltid kvar och kan inte raderas. Mer information finns här.
Leverantör. Här kan man se viss information om vald leverantör, t ex organisationsnummer, bg-nr och pg-nr. En ikon visas vid flikens rubrik om där finns en notering gjord på leverantören. Vill man sen öppna leverantören för mer information, klicka på ikonen till vänster om Levnr.
Spårning. Här visas information om vem eller vilka användare som registrerat, bearbetat och sen överfört fakturan. Liksaså finns uppgifter om användare som ändrat fakturans status till/från vilande eller makulerad. Använder man tilläggsmodulen Epost så finns även den historiken med här. Har man tilläggsmodulen Tolkning så kan det visas ett ID som fakturan fått av inläsningscentralen. Gäller ej fakturor från Visma Autoinvoice
|
7. Registreringsfält
Den användare som konterar, godkänner eller attesterar kan ha hjälp av att veta vad de olika fälten visar och dess betydelse.
Uppgifterna i fälten kan komma från när en tolkad faktura importerats, finnas i QR-koden (som sådan finns på fakturan), inmatat vid fakturans registrering eller om man redigerat fakturan.
Alla fälten på en faktura kan redigeras men fakturan kan behöva låsas upp först, om statusen är Attesterad eller Klar. Efter redigeringen måste fakturan attesteras på nytt.
Alla registreringsfälten finns beskrivna i avsnittet Registrera och under "Registrera en faktura, steg för steg".
|
8. Användare som ska godkänna och attestera
Här ser man vilka användare som ska godkänna respektive attestera fakturan.
I bildexemplet ser man att användaren EE ska godkänna fakturan. Fakturan har satus Delgodkänd. Det betyder att en eller flera valda användare, (men inte alla som valts), har godkänt fakturan.
Klicka på pilen till höger om fältet Godkänna för att även se vilken/vilka användare som redan har godkänt.
Den/de användare som bearbetat fakturan visas i ljusgrå text. I detta fall har användaren SL godkänt fakturan.
När fakturan är helt Godkänd så visas användarna i Godkänna-fältet med ljusgrå text, som här i bildexemplet, alltså både EE och SL.
Fakturan ska nu attesteras av NINI.
När användaren NINI attesterat fakturan så är fakturan färdigattesterad och alla användarna visas i fälten med ljusgrå text. Fakturan har nu status Klar eller Attesterad (i fall fakturan inte är konterad klart).
I fall det är flera användare som ska attestera så är statusen Delattesterad om en eller flera valda användare, (men inte alla som valts), har attesterat fakturan.
Vill man ändra så går det att både ta bort och lägga till användare i respektive fält. Om en användare felaktigt godkänt/attesterat en faktura så kan man radera dennes godkännande/attest. Det görs under fliken Spårning, markera raden och tryck på Delete. Spara sen fakturan. Därefter måste man även ta bort användaren i det fält som denna är vald i, annars går fakturan direkt tillbaka till användaren för nytt godkännande eller ny attest.
|
Vilande och Makulerad faktura
Inne på fakturan kan man, förutom att bearbeta den, även välja att sätta den Vilande och vid behov, även välja Makulerad.
Båda valen finns inne på fakturan uppe i statusfältet. Därefter Spara fakturan.
En faktura som satts till Vilande visas sedan i den användarens Vilande-mapp. För övriga användare är fakturan synlig i mapparna Distribuerade och Alla fakturor.
En återställning av fakturan kan även göras av andra användare. Man återställer fakturan genom att klicka i Återställ i statusfältet och därefter väljer man Spara.
Det gäller både en vilande och makulerad faktura.
Mer information finns i avsnitten Vilande eller Makulera.
